Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń – nowe obowiązki pracodawców w Polsce

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. jest jedną z najbardziej przełomowych reform w obszarze unijnego prawa pracy. Jej zasadniczym celem jest trwałe i skuteczne ograniczenie nierówności wynagrodzeń. Realizacji tego celu mają służyć nowe obowiązki nałożone na pracodawców, w szczególności w zakresie większej przejrzystości systemów wynagrodzeń, stosowania obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów oceny pracy oraz cyklicznego raportowania różnic w wynagrodzeniach.

W nadchodzących miesiącach zaczną obowiązywać kolejne regulacje wdrażające te założenia do krajowych systemów prawnych. Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania polityk wynagrodzeń do nowych wymogów prawnych. Zmiany obejmą również procedury rekrutacyjne oraz stosowane systemy raportowania. Organizacje będą musiały odpowiednio przygotować się na zwiększoną kontrolę ze strony uprawnionych organów. Pociąga to za sobą także większą odpowiedzialność za przestrzeganie zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Główne założenia regulacji

Najważniejszym celem dyrektywy jest zwiększenie transparentności wynagrodzeń, co ma ułatwić wykrywanie nieuzasadnionych różnic płacowych oraz przeciwdziałać dyskryminacji. Jawność określonych informacji ma również wzmocnić pozycję pracowników w negocjacjach płacowych i umożliwić im skuteczniejsze dochodzenie swoich praw.

Pierwszy etap implementacji w Polsce nastąpił poprzez nowelizację Kodeksu pracy, która weszła w życie 24 grudnia 2025 r. Nowe przepisy zobowiązują pracodawcę do przekazania kandydatowi informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale – ustalonym na podstawie obiektywnych, neutralnych kryteriów – a także o postanowieniach układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, jeśli obowiązują w danej organizacji. Informacje te muszą zostać udostępnione odpowiednio wcześnie, aby zapewnić przejrzystość negocjacji przed zawarciem umowy o pracę.

Wprowadzono również zakaz pytania kandydatów o wysokość ich obecnego lub poprzedniego wynagrodzenia. Ponadto pracodawcy zobowiązani są do używania w ogłoszeniach języka neutralnego płciowo oraz do prowadzenia rekrutacji w sposób niedyskryminujący. Brak szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji tych obowiązków powoduje, że w praktyce firmy stosują różne rozwiązania.

Dalsza implementacja dyrektywy w Polsce

Pełne wdrożenie regulacji ma nastąpić do 7 czerwca 2026 r. Kluczowym wyzwaniem będą nowe obowiązki sprawozdawcze, dlatego pracodawcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz.

Zgodnie z dyrektywą:

• pracodawcy zatrudniający 250+ osób będą raportować lukę płacową co roku,
• firmy zatrudniające 100-249 pracowników – co trzy lata,
• podmioty poniżej 100 pracowników zasadniczo nie będą objęte tym obowiązkiem.

Czym jest wartościowanie stanowisk i dlaczego jest teraz obowiązkowe?

Wartościowanie stanowisk to analityczny proces porządkowania i klasyfikowania stanowisk pracy na podstawie ich wzajemnej wartości dla organizacji. W odróżnieniu od oceny pracowników, która mierzy indywidualną efektywność, wartościowanie skupia się wyłącznie na treści i wymaganiach stanowiska, bez względu na to, kto je zajmuje.

Cztery obowiązkowe kryteria oceny pracy

Dyrektywa nakłada obowiązek uwzględnienia co najmniej czterech podstawowych kryteriów przy ocenie pracy. Ważne jest, aby były one stosowane w sposób neutralny płciowo, tak aby nie faworyzowały ani stanowisk tradycyjnie kojarzonych z mężczyznami, ani z kobietami.

Kryterium	Opis	Przykładowe podkryteria
Wymagane umiejętności	Zakres wiedzy, wykształcenia i doświadczenia niezbędnego do wykonywania pracy	Wiedza merytoryczna, umiejętności techniczne, doświadczenie zawodowe
Wysiłek	Nakład pracy umysłowej, fizycznej i emocjonalnej wymagany na danym stanowisku	Złożoność zadań, koncentracja, wysiłek fizyczny, obciążenie emocjonalne
Zakres odpowiedzialności	Odpowiedzialność za ludzi, zasoby, decyzje i wyniki organizacji	Kierowanie zespołem, zarządzanie budżetem, odpowiedzialność za wyniki
Warunki pracy	Środowisko i okoliczności, w jakich wykonywana jest praca, w tym ryzyko i uciążliwości	Warunki fizyczne, narażenie na ryzyko, praca w nieregularnych godzinach

Metody wartościowania – jakie podejścia są dostępne?

Aby sprostać wymogom dyrektywy, warto stosować metody analityczne i punktowe, które pozwalają mierzyć wartość stanowisk oraz porównywać je między sobą. Na rynku dostępnych jest jednak kilka metod wartościowania stanowisk, m.in.:

Metody analityczno-punktowe (rekomendowane)

W tej metodzie każde stanowisko oceniane jest według wcześniej zdefiniowanych kryteriów i podkryteriów, które obejmują takie aspekty jak wymagane kompetencje czy warunki pracy. Każdemu poziomowi w ramach danego kryterium przypisuje się określoną liczbę punktów, co pozwala precyzyjnie zmierzyć wartość stanowiska. Wynik końcowy powstaje poprzez zsumowanie punktów ze wszystkich kryteriów, co daje obiektywną i łatwą do porównania ocenę.

Tego rodzaju podejście minimalizuje ryzyko uprzedzeń związanych z płcią, ponieważ ocena opiera się na konkretnych, neutralnych kryteriach, a nie na subiektywnych odczuciach czy stereotypach. Dzięki temu metoda analityczno-punktowa jest najlepiej dopasowana do wymogów Dyrektywy UE 2023/970, która nakłada obowiązek stosowania przejrzystych i niedyskryminacyjnych kryteriów przy ustalaniu wynagrodzeń oraz wartości pracy. Dodatkowo takie podejście ułatwia dokumentowanie procesu oceny i uzasadnianie decyzji płacowych w przypadku kontroli lub audytu.

Ranking porównawczy

W tej metodzie stanowiska są zestawiane bezpośrednio względem siebie i uporządkowane w kolejności od najbardziej do najmniej wartościowych dla organizacji. Ranking porównawczy jest stosunkowo prosty w użyciu i nie wymaga skomplikowanych obliczeń ani szczegółowej punktacji. Jednak jego główną wadą jest mniejsza przejrzystość – trudniej w nim jednoznacznie wykazać, dlaczego dane stanowisko zajmuje określoną pozycję.

Klasyfikacja stanowisk

Stanowiska przypisywane są do określonych klas lub grup wynagrodzeń, co pozwala uporządkować strukturę płac w organizacji. Każda klasa wymaga wcześniejszego przygotowania szczegółowego opisu, obejmującego m.in. zakres obowiązków, wymagane kompetencje, odpowiedzialność oraz poziom trudności zadań. 

Skorzystaj ze sprawdzonego systemu wartościowania i przygotuj swoją organizację do pełnej implementacji Dyrektywy UE 2023/970.

➡️ Sprawdź szczegóły produktu

Wartościowanie a obowiązek raportowania luki płacowej

Wyniki wartościowania stanowisk są punktem wyjścia do obliczenia luki płacowej. Dyrektywa wymaga obliczenia luki w ramach “kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o równej wartości”. Jeśli organizacja nie posiada narzędzia umożliwiającego identyfikację takich kategorii, całe raportowanie traci swój fundament.

Kto i kiedy musi złożyć pierwsze sprawozdanie?

• Co najmniej 150 pracowników: pierwsze sprawozdanie za okres 7 czerwca – 31 grudnia 2026 r., termin do 7 czerwca 2027 r. 
• Od 100 do 149 pracowników: pierwsze sprawozdanie za poprzedni rok kalendarzowy, termin do 7 czerwca 2031 r.
• Poniżej 100 pracowników: możliwość dobrowolnego złożenia sprawozdania do 7 czerwca 2031 r.

Jeśli wykazana luka płacowa przekracza 5% w jakiejkolwiek kategorii pracowników i nie jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci czynnikami – pracodawca jest zobowiązany do podjęcia skutecznych działań naprawczych w terminie 6 miesięcy od złożenia sprawozdania.

Potrzebujesz pomocy z luką płacową w swojej firmie? 💸

Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia w obliczeniu i analizie luki płacowej – szybko zdobądź rzetelne dane, poznaj nieuzasadnione różnice wynagrodzeń i wprowadź skuteczne działania naprawcze.

👉 Więcej informacji: Gender Pay Gap

Sankcje za naruszenie obowiązków

Pracodawcy, którzy nie wypełnią obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń, mogą zostać ukarani grzywną w przedziale od 3 000 do 50 000 zł. 

Sytuacje, w których pracodawca może zostać ukarany grzywną:

• Brak przeprowadzenia wartościowania stanowisk pracy.
• Nieudostępnienie pracownikom kryteriów stosowanych przy ustalaniu wynagrodzeń.
• Nieprzeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń.
• Brak sporządzenia sprawozdania z luki płacowej.
• Stosowanie klauzul zakazujących ujawniania wynagrodzenia.

Roszczenia pracownicze – pracownik, który doświadczył naruszenia zasady równego traktowania, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, obejmującego wyrównanie zaległych świadczeń, utraconych korzyści, szkód wynikających z dyskryminacji oraz należnych odsetek.

Odwrócony ciężar dowodu – gdy pracownik przedstawi dowody wskazujące na potencjalnie mniej korzystne traktowanie (np. niższe wynagrodzenie za pracę o tej samej wartości), obowiązek wykazania, że zasada równego traktowania nie została naruszona, spoczywa na pracodawcy.

Jak przygotować firmę?

1️⃣ Audyt wynagrodzeń

Zbadaj nieuzasadnione różnice płacowe i oceń zgodność z wymogami dyrektywy.

💡 Zalecany produkt: Audyt gotowości do Dyrektywy UE o przejrzystości płac (2023/970) – kompleksowa analiza struktury wynagrodzeń, systemu premiowego i ryzyka luki płacowej.

2️⃣ Wdrożenie wartościowania stanowisk

Stwórz lub zaktualizuj system wartościowania stanowisk oparty na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach, który posłuży jako podstawa struktury wynagrodzeń.

💡 Zalecany produkt: 

Wartościowanie stanowisk – wdrożenie systemu zgodnego z Dyrektywą UE 2023/970 – przygotowanie matrycy punktowej, ocena stanowisk i stworzenie siatki zaszeregowania.

3️⃣ Aktualizacja polityki rekrutacyjnej

Dostosuj ogłoszenia rekrutacyjne do wymogów Dyrektywy. Umieść widełki płacowe i zapewnij neutralny język pod względem płci.

💡 Zalecany produkt: 

Opracowanie Polityki Wynagrodzeń zgodnej z Dyrektywą UE 2023/970 – pełne przygotowanie dokumentu regulującego wynagrodzenia i premie w organizacji.

4️⃣ Szkolenia dla HR i menedżerów

Przeszkol osoby prowadzące rekrutację i zarządzanie wynagrodzeniami w zakresie nowych zakazów (np. pytania o wcześniejsze wynagrodzenie) oraz wymogów jawności.

💡 Zalecany produkt: 

E-konsultacja – Dyrektywa UE o przejrzystości płac – indywidualna konsultacja z ekspertem dotycząca praktycznej implementacji wymogów Dyrektywy.

5️⃣ Systemy cyfrowe i raportowanie

Wdróż narzędzia do analizy wynagrodzeń, obliczania luki płacowej i składania sprawozdań w formie elektronicznej.

💡 Zalecany produkt: 

Obliczenie i analiza luki płacowej (Gender Pay Gap) – wsparcie w raportowaniu różnic wynagrodzeń i przygotowaniu rekomendacji działań naprawczych.

⚠️ WAŻNE – Termin 7 czerwca 2026 r. dotyczy pełnej implementacji Dyrektywy UE 2023/970.

Pracodawcy, którzy nie rozpoczną przygotowań odpowiednio wcześniej, mogą nie zdążyć z wdrożeniem wartościowania stanowisk, opracowaniem polityki wynagrodzeń i kalkulacją luki płacowej co naraża ich na dotkliwe sankcje finansowe.

Podsumowanie

Jawność wynagrodzeń to krok w stronę sprawiedliwości w miejscu pracy. Nowe przepisy wymuszą większą transparentność w zakresie płac oraz wyposażają pracowników w narzędzia umożliwiające skuteczne dochodzenie swoich praw i równego traktowania. Mimo że wprowadzenie tych zmian może stanowić wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, w dłuższej perspektywie jawność wynagrodzeń pomoże kształtować bardziej przejrzysty i uczciwy rynek pracy w Polsce.

Aby skutecznie przygotować firmę do zmian i mieć pewność, że wszystkie obowiązki zostaną prawidłowo wdrożone, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia. Nasze rozwiązania obejmują audyt gotowości do Dyrektywy UE 2023/970, wdrożenie systemu wartościowania stanowisk, opracowanie polityki wynagrodzeń, obliczenie i analizę luki płacowej oraz indywidualne e-konsultacje z ekspertami.

Jeśli chcesz upewnić się, że Twoja organizacja jest gotowa na pełną implementację wymogów dyrektywy i uniknąć ryzyka sankcji, skontaktuj się z nami już dziś!

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu!