Ochrona sygnalistów, czyli o naruszeniach słów parę- wywiad z ekspertką i prawnikiem przedsiębiorców Kingą Konopelko - Doradcy365

1. Pani Kingo, kim tak właściwie jest Sygnalista?

Według dyrektywy jest to osoba zgłaszająca naruszenie. Osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą. Po angielsku określa się taką osobę jako whistleblower, w Polsce przyjęło się określenie właśnie sygnalista. W mojej prywatnej ocenie jest to po prostu osoba, która jest na tyle odważna by zgłosić nieprawidłowości występujące w miejscu pracy. Dlatego ta dyrektywa jest tak bardzo istotna.

Przykładowo sygnalistą może być: pracownik, wspólnik, stażysta, wykonawca, podwykonawca, dostawca, były pracownik czy osoba będąca w trakcie rekrutacji.

2. Kogo dotyczy dyrektywa? Kto i do kiedy powinien wdrożyć takie procedury?

Przepisom o ochronie tzw. sygnalistów podlegać będą podmioty prawne z sektora publicznego (wyjątek: gminy zamieszkane przez mniej niż 10 tys. Mieszkańców), a także podmioty z sektora prywatnego (wyjątek: przedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż 50 pracowników).

Przedsiębiorstwa poniżej 250 zatrudnionych mają dwa lata więcej, czyli do 17 grudnia 2023 roku. Przy czym chodzi tutaj o sektor prywatny. Dla sektora publicznego obowiązuje jeden wspólny termin: do 17 grudnia 2021.

Podmioty prawne działające w sektorze finansowym zostały natomiast poddane dyrektywie niezależnie od tego czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.

3. Jakie nazuszenia może zgłosić Sygnalista?

Katalog zgłoszeń jest szeroki, natomiast w Dyrektywie znalazły się przykładowe typy naruszeń w takich sferach jak:

• zamówienia publiczne;
• usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
• bezpieczeństwo transportu;
• ochrona środowiska;
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
• bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
• zdrowie publiczne;
• ochrona konsumentów;
• ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.

4. Dlaczego ta Dyrektywa jest taka ważna?

Chroni osoby, które chciały (nawet od dłuższego czasu) zgłosić jakieś nieprawidłowości, ale obawiały się konsekwencji. Teraz mają taką możliwość, gdyż dyrektywa zapewnia im szeroką ochronę. I nie tylko im- także osobom trzecim powiązanym ze zgłaszającym. Dyrektywa zakazuje działań odwetowych względem sygnalisty. Ponadto  w polskim porządku prawnym brak jest jednej regulacji, która w sposób oczywisty zapewniała ochronę sygnalistom. Namiastkę przepisów służących ochronie sygnalistów można znaleźć m.in. w ustawie i Polski, k.p.k, prawie pracy czy ustawie o ochronie i pomocy dla pokrzywdzonego i świadka. Więcej regulacji niestety sobie nie przypominam. Jak powiedziałam wcześniej, w polskim porządku prawnym niewiele jest takich regulacji.

5. Jakie właściwie wymagania muszą spełniać procedury zgłaszania nieprawidłowości w firmie? Czy firma musi wdrożyć jakieś nowe rozwiązania?

Przede wszystkim wdrażane procedury muszą umożliwić osobom chcącym dokonać zgłoszenia zachowanie pełnej poufności oraz uniemożliwić ich identyfikację. Zapewnienie anonimowości jest tu najważniejszym aspektem. Na pracodawcach będzie ciążyć obowiązek przeprowadzenia testu skuteczności kanału raportowania. Tylko uprawnienie pracownicy umocowani do odbioru zgłoszeń w utworzonej polityce informowania o prawidłowościach będą mieć dostęp do dokumentacji. Tak jak mówiłam, anonimowość przede wszystkim. Zgłoszenia będzie można dokonać pisemnie bądź istnie. Zgłoszenie ustne powinno być dokonywane telefonicznie lub za pośrednictwem innych wdrożonych w organizacji systemów komunikacji głosowej, ale też, na wniosek sygnalisty w wyniku bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie. W przypadku zgłoszeń pisemnych, niezależnie od formy, musi ona spełniać kryteria anonimowości i poufności. Oprócz takich wymogów jak zapewnienie sygnalistom anonimowego zgłaszania naruszeń i związanych z tym procedur ochrony danych osobowych, pracodawcy zobowiązani będą również podjąć działania następcze wynikające ze zgłoszeń sygnalistów. Działania następcze mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia. Polegać one mają w szczególności na dochodzeniu wewnętrznym, postępowaniu wyjaśniającym  oraz podjęciu wszelkich możliwych działań mających na celu zapobieżenie incydentom objętym zgłoszeniem w przyszłości. Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych powinny obejmować takie elementy jak:

• kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty (ale też osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu) oraz uniemożliwiające uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym,
• wyznaczenie bezstronnych osób lub działu właściwego do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami oraz do komunikacji z sygnalistą,
• ustalenie rozsądnego terminu na przekazanie informacji zwrotnych (nie dłuższego jednak niż trzy miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia),
• zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organó

6. Jaką ochronę przed działaniami odwetowymi zyskają sygnaliści?

Dyrektywa kładzie szczególny nacisk na przeciwdziałanie tego typu działaniom – przyjęto bowiem domniemanie, że osoby dokonujące zgłoszenia informacji na temat naruszeń lub dokonujące ujawnienia publicznego nie naruszają żadnych ograniczeń w zakresie ujawniania informacji i nie ponoszą żadnej odpowiedzialności w związku ze zgłoszeniem pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że ujawnienie takich informacji jest niezbędne do ujawnienia naruszenia. Dodatkowo sygnalista nie będzie ponosił odpowiedzialności w związku z uzyskaniem informacji będących przedmiotem zgłoszenia, jeśli takie uzyskanie nie stanowi odrębnego czynu zabronionego. Ponadto w postępowaniach przed sądem lub innym organem rozpoznającym sprawę szkody, jaką poniósł sygnalista w związku z prowadzonymi wobec niego działaniami następczymi, obowiązywać będzie odwrócony ciężar dowodu. Oznacza to, że na osobie, która podjęła działania powodujące szkodę, spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że działania te przeprowadziła z należycie uzasadnionych powodów.

7. Zgodnie z postanowieniami Dyrektywy wymagane jest stworzenie osobnych kanałów dla zgłoszeń. Jak te kanały mają wyglądać?

To prawda. Kanały te mają zapewnić Sygnalistom bezpieczne i anonimowe zgłoszenie naruszeń. Wyróżniamy wewnętrzne i zewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń.

Wewnętrzne kanały komunikacji naruszeń

To takie kanały, które znajdują się wewnątrz podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym, to infrastruktura umożliwiająca ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie tegoż podmiotu.

Zewnętrzne kanały komunikacji naruszeń

Zgłoszenie zewnętrzne, dokonywane za pomocą kanałów zewnętrznych, to z kolei ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom. Chodzi o organy sądowe, regulacyjne lub nadzorcze mające kompetencje w odnośnych szczególnych dziedzinach lub organy o bardziej ogólnych kompetencjach jak np. organy ścigania czy rzeczników praw obywatelskich.

8. Jakie- według Pani – na osoby zobowiązane do wdrożenia nowych procedur czekają wyzwania?

Przede wszystkim chyba technologiczne, gdyż podmioty zobowiązane do wdrożenia nowych  procedur powinny wdrożyć rozwiązania informatyczne, które umożuoiwą Sygnaliście anonimowe zgłoszenie czy prowadzić rejestr zgłoszeń. Poza tym uważam, że Ochrona Sygnalistów to bardziej szansa niż wyzwanie dla przedsiębiorstw.  Pozwoli to firmom na zyskanie wiarygodności i efektywności. Być może dzięki temu pracownik będzie lepiej traktowany w firmie, gdzie do tego momentu nie był, w obawie że w każdej chwili osoba taka będzie mogła zgłosić wszelkie nieprawidłowości. Uważam, że unijna Dyrektywa zapewniająca Ochronę Sygnalistom to świetne rozwiązanie.

Dziękuję za rozmowę.