e-Doręczenia – od 1 kwietnia obowiązkowe dla firm z KRS

Artykuł zawiera treści promocyjne oraz lokowanie produktów związanych z ofertą Doradcy365.

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać adres do e-Doręczeń. To kolejny etap wdrażania elektronicznego systemu doręczeń, który ma zastąpić tradycyjną korespondencję papierową.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to nowoczesna usługa, która umożliwia bezpieczne wysyłanie, odbieranie i przechowywanie oficjalnej korespondencji w formie elektronicznej. System ten dedykowany jest zarówno dla przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych. W przeciwieństwie do standardowej poczty elektronicznej, e-Doręczenia posiadają moc prawną porównywalną do listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, co zapewnia wiarygodność oraz bezpieczeństwo komunikacji.

Dzięki e-Doręczeniom możliwa jest:

✅ Jednoznaczna identyfikacja nadawcy i odbiorcy,

✅ Gwarancja integralności przesyłanych dokumentów,

✅ Potwierdzenie nadania i odbioru wraz z datą i godziną doręczenia,

✅ Legalna archiwizacja korespondencji.

Kto świadczy usługi e-Doręczeń?

Usługi e-Doręczeń mogą być świadczone wyłącznie przez podmioty wpisane do specjalnego rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Cyfryzacji. Głównymi dostawcami są:

• Poczta Polska S.A. – jako oficjalny dostawca publiczny, oferujący bezpłatną skrzynkę podstawową,
• Dostawcy komercyjni – wpisani do rejestru, którzy mogą oferować dodatkowe funkcjonalności oraz integracje z systemami biznesowymi.

Baza Adresów Elektronicznych (BAE)

Kluczowym elementem systemu e-Doręczeń jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE), czyli publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji. Zawiera ona aktywne adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych, przedsiębiorców oraz obywateli. Rejestr ten pozwala w prosty sposób zweryfikować, czy dany podmiot korzysta już z usługi.

Obowiązki przedsiębiorców w zakresie e-Doręczeń

Z początkiem 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń będzie dotyczyć nowo rejestrowanych firm w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz podmiotów wpisujących się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Dla przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS przed tą datą, obowiązek wchodzi w życie 1 kwietnia 2025 roku. Natomiast firmy już funkcjonujące w CEIDG będą musiały wdrożyć system e-Doręczeń do 1 października 2026 roku. Warto jednak pamiętać, że każda aktualizacja danych w CEIDG po 30 czerwca 2025 roku oznacza konieczność posiadania adresu do e-Doręczeń.

📌 Kto podlega obowiązkowi posiadania adresu do e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy:

• Przedsiębiorców wpisanych do CEIDG,
• Firm i podmiotów zarejestrowanych w KRS (w tym spółdzielni, fundacji),
• Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, notariusze, doradcy podatkowi).

Jak utworzyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń?

Proces rejestracji obejmuje następujące kroki:

1. Wybór dostawcy – publicznego (Poczta Polska) lub komercyjnego,
2. Złożenie wniosku:

• przez Biznes.gov.pl (dla przedsiębiorców CEIDG i KRS),
• przez portale rejestrów sądowych (PRS, S24),
• bezpośrednio u dostawcy komercyjnego.

3. Weryfikacja tożsamości – podpis elektroniczny (zaufany, kwalifikowany, osobisty),
4. Aktywacja skrzynki – wpis do BAE następuje automatycznie lub wymaga dodatkowego wniosku (przy dostawcach komercyjnych).

Po aktywacji skrzynki, zarządzanie nią odbywa się za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy. Zarządzanie skrzynką różni się w zależności od rodzaju podmiotu. W przypadku CEIDG właściciel może samodzielnie zarządzać kontem lub wyznaczyć administratora. W firmach zarejestrowanych w KRS konieczne jest wyznaczenie administratora, który będzie nadzorował dostęp i uprawnienia użytkowników.

Korzyści z wdrożenia E-Doręczeń

Przejście na system e-Doręczeń przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści, m.in.:

• Oszczędność czasu – eliminacja konieczności fizycznego odbierania listów poleconych
• Natychmiastowy dostęp do dokumentów – bez opóźnień związanych z awizacją
• Gwarancja skutecznego doręczenia z mocą prawną
• Automatyczne przechowywanie korespondencji
• Możliwość oficjalnej komunikacji między przedsiębiorstwami – z pełnym zabezpieczeniem prawnym

e-Doręczenia w relacjach między przedsiębiorcami

System e-Doręczeń umożliwia nie tylko komunikację z urzędami, ale również wymianę oficjalnej korespondencji między firmami. Jest to szczególnie istotne w przypadku:

• Wypowiedzeń umów
• Wezwań do zapłaty
• Reklamacji
• Innych dokumentów wymagających potwierdzenia odbioru

Bezpieczeństwo prawne i finansowe

Wprowadzenie e-Doręczeń w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania, zwłaszcza pod kątem procedur zapewniających bezpieczeństwo prawne i finansowe. Niezwykle ważne jest, aby monitorować nadchodzącą korespondencję i nie dopuszczać do sytuacji, w której kluczowe dokumenty pozostaną niezauważone. Może to bowiem prowadzić do przegapienia ważnych terminów, a co za tym idzie, poważnych konsekwencji prawnych. Niedotrzymanie wyznaczonych dat w postępowaniach sądowych, administracyjnych czy podatkowych często skutkuje utratą możliwości odwołania, przedawnieniem roszczeń lub naliczeniem dodatkowych kar finansowych.

Należy zadbać o wdrożenie procedur gwarantujących, że firma będzie na bieżąco otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach, nawet gdy odpowiedzialny za to pracownik przebywa np. na urlopie. Ważne jest także zapewnienie poufności danych oraz bezpieczeństwa korespondencji poprzez odpowiednie systemy zarządzania i zabezpieczenia.

📝 Wsparcie od Doradcy365

Eksperci marki Doradcy365 oferują kompleksową pomoc w zakresie wdrożenia e-Doręczeń:

• Rejestracja i konfiguracja skrzynki do e-Doręczeń.
• Wdrażanie procedur zapewniających bezpieczeństwo prawne i organizacyjne, w tym w zakresie RODO, ochrony sygnalistów i cyberbezpieczeństwa.
• Szybką e-konsultację w zakresie e-Doręczeń.

Podsumowanie

Wdrożenie e-Doręczeń to krok w stronę cyfryzacji i usprawnienia komunikacji między firmami a administracją publiczną, ale również pomiędzy samymi przedsiębiorcami. Nowy system pozwoli na szybkie, bezpieczne i skuteczne doręczanie dokumentów o mocy prawnej równorzędnej z tradycyjnymi listami poleconymi. Jednak, aby uniknąć ryzyka związanego z brakiem wiedzy o doręczeniu ważnych pism, każda firma powinna odpowiednio przygotować się do nowego systemu i wdrożyć stosowne procedury, zapewniające pełną kontrolę nad otrzymywaną korespondencją.

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu