Ochrona Sygnalistów 2024

Ochrona sygnalistów stanowi kluczowy element współczesnego systemu zarządzania w każdej organizacji, mający na celu zapewnienie transparentności i etyki w miejscu pracy. Sygnaliści często stoją w obliczu poważnych wyzwań, takich jak strach przed odwetem, negatywnym traktowaniem czy utratą pracy. W związku z tym przepisy prawne, w tym dyrektywy unijne i ustawa krajowa, wprowadzają mechanizmy ochronne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa i wsparcia dla tych osób.

14 czerwca 2024 roku Sejm Rzeczypospolitej Polskiej przyjął ustawę o ochronie pracowników zgłaszających naruszenie prawa, która ma na celu wdrożenie przepisów dyrektywy unijnej oraz dostosowanie krajowego prawa do standardów europejskich. Ustawa ta jest odpowiedzią na potrzebę ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi i zapewnia im szereg praw, w tym zachowanie anonimowości oraz prawo do zadośćuczynienia za poniesione krzywdy.

W poniższym artykule przyjrzymy się mechanizmom ochrony sygnalistów, analizując nie tylko aspekty prawne, ale również praktyczne wyzwania, z jakimi mogą się zmierzyć osoby zgłaszające nieprawidłowości. Omówimy zakres ochrony, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, obowiązki pracodawców, a także kwestie związane z wdrażaniem i aktualizowaniem procedur zgodnych z przepisami.

Ochrona Sygnalistów: definicja i cel

Ochrona sygnalistów to mechanizm prawny mający na celu zabezpieczenie osób zgłaszających nadużycia, nieprawidłowości lub naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców, współpracowników czy innych osób. Sygnalista to osoba, która zgłasza informacje o możliwych nieprawidłowościach, mając uzasadnione podstawy do podejrzeń, że zgłaszane przez nią kwestie są prawdziwe i dotyczą łamania przepisów prawa. Może to obejmować zarówno naruszenia przepisów prawnych, jak i wewnętrznych regulacji organizacji.

Celem ochrony sygnalistów jest stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym osoby te mogą swobodnie zgłaszać swoje obawy bez obawy o represje czy niekorzystne traktowanie. W praktyce oznacza to, że sygnaliści powinni mieć pewność, że ich tożsamość będzie chroniona, a ich zgłoszenia rozpatrywane w sposób sprawiedliwy i bezstronny.

Mechanizmy ochrony obejmują szereg zabezpieczeń, takich jak zakaz działań odwetowych, ochrona anonimowości oraz możliwość dochodzenia roszczeń w przypadku naruszenia praw sygnalisty. Ochrona ta jest szczególnie istotna w kontekście zapobiegania korupcji, nadużyciom oraz zapewniania zgodności z przepisami, co przyczynia się do promowania etycznych standardów w miejscu pracy i wzmacnia zaufanie do instytucji i organizacji.

Nowoczesne regulacje prawne odgrywają kluczową rolę w ustanawianiu standardów ochrony sygnalistów, zapewniając jednocześnie ich zgodność z wymogami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz przejrzystości procedur zgłaszania naruszeń.

Podstawy prawne, zakres i rodzaje zgłoszeń

Podstawy prawne

Ochrona sygnalistów w Polsce wynika z obowiązujących przepisów krajowych oraz regulacji unijnych. Kluczowe dokumenty to:

1. Dyrektywa 2019/1937 – stanowi ramy dla ochrony sygnalistów w Unii Europejskiej. Zawiera szczegółowe przepisy dotyczące wymogów dotyczących procedur zgłaszania, ochrony tożsamości sygnalistów oraz obowiązków nałożonych na pracodawców i instytucje publiczne.
2. Ustawa o ochronie pracowników zgłaszających naruszenie prawa (Ustawa o ochronie sygnalistów) – przyjęta przez Sejm 14 czerwca 2024 roku, wejście w życie 25 września 2024 r. Ustawa ta implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa Unii. Wprowadza szereg przepisów mających na celu ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz zapewnienie transparentności procedur zgłaszania naruszeń.

Zakres ochrony

Osoby dokonujące zgłoszenia muszą mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane przez nie kwestie są prawdziwe. Ochrona obejmuje zgłoszenia dokonane w dobrej wierze, nawet jeśli zawierają niedokładne informacje wynikające z niezamierzonego błędu. Zgłoszenia dotyczące publicznie dostępnych informacji lub nieuzasadnionych plotek nie są objęte ochroną.

Ochrona obejmuje:

• Pracowników: Zarówno aktualni, jak i byli pracownicy, w tym osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, czy stażyści.
• Osoby współpracujące: Zleceniobiorcy, wolontariusze, osoby świadczące usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej.
• Osoby powiązane z sygnalistą: Bliscy członkowie rodziny, współpracownicy, osoby pomagające w zgłaszaniu naruszeń.

Rodzaje zgłoszeń:

• Zgłoszenia wewnętrzne: Dokonywane w ramach organizacji przez pracowników lub współpracowników. Powinny być kierowane do wyznaczonych osób lub jednostek odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń.
• Zgłoszenia zewnętrzne: Składane do organów zewnętrznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich, w przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne nie przynosi oczekiwanych rezultatów lub gdy sygnalista obawia się działań odwetowych w ramach organizacji.

Naruszenia prawa:

• Prawo Unii Europejskiej: Dotyczy naruszeń przepisów unijnych, takich jak regulacje dotyczące ochrony środowiska, prawa konkurencji, czy bezpieczeństwa żywnościowego.
• Prawo krajowe: Obejmuje naruszenia przepisów krajowych, które mają zastosowanie w danej organizacji, np. przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, prawa pracy, czy przepisów podatkowych.

Inne nieprawidłowości:

• Nieprawidłowości administracyjne: Dotyczące procedur i praktyk w zakresie zarządzania i administracji w organizacji.
• Działania niezgodne z zasadami etyki: Takie jak korupcja, nepotyzm, czy inne formy nadużyć, które mogą wpływać na działalność organizacji i jej reputację.

Ochrona sygnalistów ma na celu nie tylko ochronę ich przed działaniami odwetowymi, ale także zapewnienie, że zgłoszenia będą traktowane poważnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Właściwe wdrożenie procedur zgłaszania i ochrona tożsamości sygnalistów są kluczowe dla skutecznego funkcjonowania systemu zgłaszania naruszeń.

Kto jest zobowiązany do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów i jakie są terminy?

Podmioty zobowiązane

Obowiązek wdrożenia systemów ochrony sygnalistów dotyczy:

• podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego (według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku),
• podmiotów i instytucji podlegających przepisom o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, takim jak firmy audytorskie, biura rachunkowe i inne.

Co ważne, do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Terminy

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r.  implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE, która miała zostać wprowadzona przez kraje członkowskie do 2021 roku. Ponieważ Polska opóźniła wprowadzenie tych regulacji, ustawa nakłada konkretny termin wdrożenia dla pracodawców – natychmiastowe działania po wejściu w życie ustawy (tj. 25 września 2024 r.).

Pracodawcy muszą zapewnić sygnalistom potwierdzenie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni i informację o podjętych krokach w przeciągu trzech miesięcy. Procedury zgłaszania powinny być przejrzyste i dostępne, aby zachęcać do zgłaszania nieprawidłowości.

Procedury zgłaszania powinny być przeglądane i aktualizowane co najmniej raz na trzy lata. Właściwe organy są zobowiązane do dostosowania procedur na podstawie doświadczeń i wyników przeglądów.

Ochrona sygnalistów a tzw. „donosicielstwo”

W kontekście ochrony sygnalistów często pojawia się pytanie o różnice między zgłaszaniem naruszeń a „donosicielstwem”. Chociaż oba te pojęcia mogą na pierwszy rzut oka wydawać się podobne, różnią się one znacząco pod względem celu, etyki i procedur.

Definicja donosicielstwa

„Donosicielstwo” jest terminem często używanym w kontekście negatywnym, który na ogół odnosi się do zgłaszania informacji o niewłaściwych działaniach innych osób w sposób, który może być motywowany osobistą zemstą, chęcią zaszkodzenia komuś lub osiągnięcia korzyści osobistych. Donosicielstwo może być postrzegane jako działanie mające na celu naruszenie prywatności lub reputacji innych, często bez solidnych podstaw.

Ochrona sygnalistów

Ochrona sygnalistów ma na celu stworzenie bezpiecznego i formalnego systemu zgłaszania naruszeń, w którym osoby mające wiedzę o nieprawidłowościach mogą zgłaszać swoje obawy bez obawy o represje czy odwet. Kluczowe aspekty ochrony sygnalistów to:

• Motywacja i cel: sygnaliści zgłaszają naruszenia z chęci zapewnienia zgodności z prawem i etyką, a nie z osobistych powodów. Ich celem jest poprawa funkcjonowania organizacji lub ochrona interesu publicznego, a nie osiąganie korzyści osobistych kosztem innych.
• Procedury zgłaszania: ochrona sygnalistów wymaga stosowania formalnych procedur zgłaszania naruszeń. Proces ten jest zaplanowany i nadzorowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co zapewnia, że zgłoszenia są rozpatrywane w sposób sprawiedliwy i obiektywny.
• Ochrona tożsamości: przepisy dotyczące ochrony sygnalistów zapewniają anonimowość i ochronę tożsamości zgłaszających, aby zminimalizować ryzyko działań odwetowych. Donosicielstwo natomiast nie zapewnia takich zabezpieczeń i często prowadzi do sytuacji, w których osoba zgłaszająca może być narażona na niekorzystne konsekwencje.
• Kontekst i wiarygodność: w przypadku sygnalistów, zgłoszenia powinny być oparte na rzetelnych informacjach i dowodach. Prawo i procedury przewidują mechanizmy weryfikacji zgłoszeń, które mają na celu upewnienie się, że są one oparte na rzeczywistych naruszeniach, a nie na niepotwierdzonych oskarżeniach.

Różnice w społecznej percepcji

Społecznie, „donosicielstwo” jest często postrzegane negatywnie i kojarzone z osobistymi motywacjami lub nadużywaniem informacji, podczas gdy ochrona sygnalistów jest widziana jako element systemu sprawiedliwości i przejrzystości. Pojęcia te różnią się zatem nie tylko pod względem celu i motywacji, ale także w kontekście tego, jak są postrzegane i traktowane przez prawo i społeczeństwo.

W konkluzji, podczas gdy „donosicielstwo” może być używane w negatywnym kontekście, system ochrony sygnalistów zapewnia formalne, etyczne i prawnie regulowane ramy dla zgłaszania naruszeń. Kluczowe jest zrozumienie tych różnic, aby zapewnić właściwe stosowanie i odbieranie zgłoszeń w sposób, który wspiera integralność i uczciwość w organizacjach oraz społeczeństwie.

Zakres ochrony i zakaz działań odwetowych

Ochrona sygnalistów jest fundamentem skutecznego systemu zgłaszania naruszeń. Głównym celem jest zapewnienie, że osoby zgłaszające nieprawidłowości są chronione przed możliwymi działaniami odwetowymi ze strony pracodawców, współpracowników czy innych osób. Zakres ochrony oraz zakaz działań odwetowych są kluczowymi elementami tego systemu.

Zakres ochrony

Przepisy zapewniają sygnaliście ochronę w związku z dokonaniem zgłoszenia, obejmującą m. in.:

• Zakaz działań odwetowych.
• Środki wsparcia, w tym pomoc prawna, finansowa i psychologiczna.
• Środki ochrony przed działaniami odwetowymi – odpowiednie zapisy prawne chroniące osoby, których dokonały zgłoszenia, w tym brak odpowiedzialności prawnej w uzasadnionych sytuacjach.
• Środki ochrony osób, których dotyczy zgłoszenie, w tym m. in. dostęp do uczciwego procesu, dostęp do akt, domniemanie niewinności, prawo do obrony oraz ochrona tożsamości.
• Sankcje dla osób, które utrudniają działania sygnaliście, w tym podejmują działania odwetowe, wszczynają uciążliwe postępowania wobec tych osób.

Zakaz działań odwetowych

Zarówno dyrektywa, jak i ustawa precyzują katalog działań zabronionych wobec sygnalistów, których celem jest zapewnienie im ochrony przed wszelkimi formami odwetu.

Dyrektywa (art. 19):

• Zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, zwolnienie;
• Degradacja, wstrzymanie awansu, obniżenie wynagrodzenia;
• Wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena pracy;
• Mobbing, zastraszanie, dyskryminacja;
• Szkoda materialna i niematerialna, w tym nadszarpnięcie reputacji;
• Nałożenie lub zastosowanie jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego;
• Nieprzedłużenie umowy lub wcześniejsze rozwiązanie umowy.

Ustawa (art. 12):

• Odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie umowy;
• Obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu;
• Negatywna opinia o pracy, przeniesienie na niższe stanowisko;
• Mobing, dyskryminacja, przymus, zastraszanie;
• Wstrzymanie udziału w szkoleniach, nieuzasadnione skierowanie na badania;
• Szkoda materialna i niematerialna, w tym naruszenie dóbr osobistych.

Wprowadzenie skutecznych mechanizmów ochrony i zakazu działań odwetowych jest kluczowe dla stworzenia środowiska, w którym osoby mające wiedzę o naruszeniach mogą zgłaszać swoje obawy bez obawy o negatywne konsekwencje. Tylko wtedy możliwe jest stworzenie przejrzystych i uczciwych warunków pracy oraz skuteczne zwalczanie nieprawidłowości.

Sankcje wobec podmiotów odpowiedzialnych

Sankcje wobec podmiotów odpowiedzialnych są kluczowym elementem skutecznego systemu ochrony sygnalistów. Ich celem jest nie tylko kara za naruszenia, ale również zapewnienie, że organizacje przestrzegają przepisów i dbają o stworzenie bezpiecznego i etycznego środowiska pracy.

Przepisy przewidują sankcje dla osób i podmiotów utrudniających zgłoszenia, podejmujących działania odwetowe lub naruszających poufność tożsamości sygnalistów:

Dyrektywa (art. 23):

• Sankcje karne, administracyjne i cywilnoprawne dla osób fizycznych i prawnych;
• Odpowiedzialność za niewdrożenie procedur, utrudnianie zgłoszeń, działania odwetowe, naruszenie poufności tożsamości.

Ustawa:

• Art. 54-58: Grzywny, ograniczenia wolności, pozbawienie wolności za utrudnianie zgłoszeń, działania odwetowe, ujawnianie tożsamości sygnalisty, zgłaszanie fałszywych informacji, niewdrożenie procedur.

Zgodność z RODO

Procedury zgłaszania muszą być zgodne z RODO, zapewniając ochronę tożsamości sygnalistów i osób dotkniętych zgłoszeniem. Dane osobowe sygnalistów nie mogą być ujawniane nieupoważnionym osobom, a przetwarzanie danych powinno być ograniczone do niezbędnego minimum.

Ustawa (art. 8):

• Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu, z wyjątkiem przypadków wyraźnej zgody;
• Przetwarzanie danych tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia.

Przestrzeganie zasad RODO w kontekście ochrony sygnalistów zapewnia nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale również buduje zaufanie i zapewnia bezpieczeństwo osób zgłaszających nieprawidłowości. Organizacje, które skutecznie integrują wymogi RODO w swoich systemach ochrony sygnalistów, mogą lepiej chronić dane osobowe, unikać sankcji oraz stworzyć środowisko pracy sprzyjające uczciwości i przejrzystości.

Podsumowanie i oferta marki Doradcy365

W obliczu rosnących wymagań dotyczących ochrony sygnalistów, kluczowe jest zapewnienie, że procedury w firmie są zgodne z obowiązującymi przepisami i skutecznie chronią tożsamość osób zgłaszających nieprawidłowości. Wdrażanie takich rozwiązań wymaga zarówno wiedzy prawnej, jak i umiejętności technicznych, co może stanowić wyzwanie dla wielu organizacji. Dlatego Doradcy365 oferują kompleksową pomoc w zakresie ochrony sygnalistów, dostosowaną indywidualnie do potrzeb, oczekiwań oraz specyfiki każdej firmy.

Jak możemy pomóc?

Nasze usługi są zaprojektowane z myślą o różnorodnych potrzebach naszych klientów. Oferujemy:

• Indywidualnie dopasowane rozwiązania: nasze procedury są opracowywane przez prawników i ekspertów z doświadczeniem w pracy w międzynarodowych korporacjach, uwzględniając potrzeby zgłaszane przez naszych klientów.
• Kompleksowe wdrożenie przepisów: nasz zespół przeprowadzi Państwa przez cały proces, zapewniając wsparcie na każdym etapie. Oferujemy pomoc w opracowywaniu procedur, wdrażaniu systemów zgłaszania naruszeń oraz przeprowadzaniu szkoleń.
• Szybki czas realizacji: gwarantujemy wykonanie usług w ustalonych terminach. Udostępnienie systemu zgłaszania naruszeń odbywa się zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych, a pozostałe elementy, takie jak spersonalizowane procedury i szkolenia, są dostarczane zgodnie z uzgodnionymi terminami.
• Różnorodne opcje cenowe: oferujemy różne pakiety, od standardowych po premium, które można dostosować do budżetu i potrzeb firmy. Pakiety obejmują m. in. e-szkolenia, dostęp do elektronicznego formularza zgłaszania naruszeń oraz wsparcie techniczne.

Nasze pakiety obejmują:

• Pakiety Standard i Super Standard: Zawierają wszystkie wymagane procedury, dwa e-szkolenia (dla pracodawcy i pracowników) oraz dostęp do elektronicznego systemu zgłaszania naruszeń. Pakiet Standard zapewnia wsparcie techniczne, natomiast Pakiet Super Standard dodatkowo oferuje pomoc merytoryczną.
• Pakiety Premium i Super Premium: Oferują najbardziej wszechstronne rozwiązania, w tym pełne opracowanie procedur, dwa e-szkolenia oraz kompleksową pomoc merytoryczną i techniczną. Pakiet Super Premium zapewnia dodatkowe wsparcie dostosowane do indywidualnych potrzeb.
• Usługi dodatkowe: Oferujemy również możliwość zakupu samego e-szkolenia, procedur, czy e-konsultacji w zakresie ochrony sygnalistów. Możliwe jest również skorzystanie z rocznego lub bezterminowego dostępu do Elektronicznego Formularza Zgłaszania Naruszeń.

Dzięki współpracy z naszymi ekspertami Państwa organizacja zyska pewność, że wszystkie aspekty ochrony sygnalistów są wdrożone zgodnie z obowiązującymi przepisami i najlepszymi praktykami. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i znaleźć rozwiązanie idealne dla Twojej firmy.

Po więcej informacji o ochronie sygnalistów zapraszamy na: https://doradcy365.pl/ochrona-sygnalistow/

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu