Ochrona Sygnalistów – jak wybrać odpowiedni system zgłaszania naruszeń? Przegląd rozwiązań dostępnych na polskim rynku w 2024 r.

W ostatnich latach, ochrona sygnalistów (osób zgłaszających nieprawidłowości) stała się ważnym tematem w Polsce i na całym świecie. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu nielegalnych praktyk, korupcji czy innych naruszeń prawa w miejscach pracy. Wprowadzenie nowych regulacji prawnych, w tym Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, ma na celu ochronę sygnalistów przed represjami, które mogą spotkać ich za ujawnienie nieprawidłowości. W poniższym artykule omawiamy główne aspekty ustawy oraz przybliżamy dostępne na polskim rynku rozwiązania do obsługi zgłoszeń sygnalistów.

Ustawa o ochronie sygnalistów – najważniejsze informacje

Ustawa o ochronie sygnalistów jest odpowiedzią na Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, której celem było ustanowienie minimalnych standardów ochrony dla sygnalistów na terenie całej Unii Europejskiej.

Kluczowe aspekty ustawy obejmują:

1. Obowiązek wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości: przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz instytucje publiczne, a także podmioty zobowiązane na podstawie przepisów AML mają obowiązek wdrożenia systemów umożliwiających bezpieczne zgłaszanie naruszeń. W większych firmach, w szczególności tych liczących ponad 250 pracowników, wdrożenie systemu jest szczególnie rygorystyczne.
2. Kanały zgłaszania naruszeń: kanały powinny być zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu.
3. Ochrona sygnalistów: Kluczową częścią ustawy jest ochrona przed represjami, takimi jak zwolnienie z pracy, degradacja, czy inne formy dyskryminacji. Sygnaliści objęci są ochroną prawną, która zapewnia im anonimowość oraz zabezpiecza przed negatywnymi skutkami zgłoszenia.
4. Obowiązek raportowania: Organizacje muszą prowadzić rejestry zgłoszeń i raportować je zgodnie z wymaganiami ustawowymi. Nieodpowiednie wdrożenie tych przepisów może skutkować sankcjami finansowymi.

Po szczegóły dotyczące aspektów prawnych związanych z ochroną sygnalistów zapraszamy na: https://doradcy365.pl/ochrona-sygnalistow/

Rynek rozwiązań dla sygnalistów w Polsce

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła w polskim porządku prawnym obowiązek stworzenia bezpiecznych i skutecznych kanałów zgłoszeń dla pracowników oraz innych osób związanych z organizacją. W odpowiedzi na te regulacje, na rynku pojawiła się szeroka gama systemów informatycznych, które mają wspierać przedsiębiorstwa w spełnieniu nowych wymogów prawnych. Systemy te mają na celu zapewnienie bezpiecznego i przejrzystego procesu zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów.

Oto przegląd niektórych z popularnych rozwiązań dostępnych w Polsce:

1. Narzędzia SaaS: wiele firm oferuje dedykowane systemy do obsługi zgłoszeń sygnalistów w modelu SaaS (Software as a Service). Takie platformy zazwyczaj pozwalają na łatwą konfigurację, umożliwiają anonimowe zgłaszanie oraz przechowywanie i monitorowanie zgłoszeń.
2. Lokalne rozwiązania zintegrowane z polityką firmy: większe firmy często wybierają dedykowane rozwiązania zintegrowane z wewnętrznymi systemami IT, HR czy compliance. Narzędzia te są dostosowywane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz jego struktury organizacyjnej, co pozwala na większą elastyczność oraz integrację z systemami firmowymi.
3. Rozwiązania oferowane przez firmy prawnicze i konsultingowe: wiele firm doradczych, takich jak Doradcy365, oferuje swoim klientom wsparcie w zakresie wdrożenia systemów dla sygnalistów, łącząc to z kompleksowym doradztwem prawnym. Takie usługi mogą obejmować nie tylko narzędzia technologiczne, ale również szkolenia dla kadry zarządzającej pracowników oraz wsparcie w tworzeniu odpowiednich procedur wewnętrznych.
4. Anonimowe skrzynki na zgłoszenia: część organizacji, szczególnie mniejsze przedsiębiorstwa, może korzystać z prostszych rozwiązań, takich jak anonimowe skrzynki na zgłoszenia, zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej. Chociaż są to tańsze opcje, mogą one być mniej skuteczne w zarządzaniu zgłoszeniami i ochronie danych.

W dobie rosnącej cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania online, które umożliwiają sygnalistom zgłaszanie naruszeń z dowolnego miejsca i o każdej porze. Takie platformy są wygodniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu, a także często tańsze w utrzymaniu niż tradycyjne systemy. Dodatkowo, umożliwiają szybszą reakcję i lepszą ochronę danych, co zwiększa efektywność procesu zgłaszania nieprawidłowości.

Każdy z dostępnych na polskim rynku systemów zgłaszania naruszeń online posiada unikalne cechy i funkcjonalności, co sprawia, że wybór odpowiedniego rozwiązania nie jest prosty. Różnią się one między sobą m. in. stopniem kompletności, możliwością integracji z innymi systemami, prostotą obsługi czy też zakresem wsparcia dla różnych języków i kultur organizacyjnych.

W poniższej tabeli przedstawiamy porównanie wybranych systemów cyfrowych, które pozwoli Ci lepiej zrozumieć ich różnice i dobrać optymalne rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Nazwa rozwiązania Funkcjonalność

Sygnalo

Ochrona Sygnalistów365

Sygnalista Online

Sygnalista24

SYON

Whistlelink

Just Report

Salomon Legal

Gwizdek

AMODIT

whiblo

Cena najtańszego pakietu w skali roku (netto)

w przypadku mikro firm zatrudniających do 5 osób

0 p. (1.800 zł)

1 p. (599 zł)

1 p. (990 zł)

0 p. 2.388 zł

0 p. 5.988 zł

0 p. 588 € (ok. 2.500 zł)

0 p. 3.590 zł

0 p. brak ogólnodostępnej informacji na stronie www

0 p. 2.388 zł

0,5 p. 750 zł (pierwszy rok) 1.500 zł (kolejne lata)

0 p. 1.548 zł

w przypadku firm zatrudniających pow. 5 osób

0 p. (1.800 zł)

1 p. (999 zł)

1 p. (990 zł)

0 p. 2.388 zł

0 p. 5.988 zł

0 p. 588 € (ok. 2.500 zł)

0 p. 3.590 zł

0 p. brak ogólnodostępnej informacji na stronie www

0 p. 2.388 zł

0,5 p. 750 zł (pierwszy rok) 1.500 zł (kolejne lata)

0 p. 5.988 zł

Kompletność rozwiązania w stosunku do wymogów ustawy (system + procedury + szkolenia)

1 p. (wyłącznie system zgłoszeń)

3 p. (system, procedury i szkolenia w każdym pakiecie)

1,5 p. (brak szkoleń w każdym pakiecie, procedury w wyższych pakietach)

2,5 p. (procedury tylko w wyższych pakietach)

2 p. (wyłącznie system zgłoszeń i szkolenie)

1 p. (wyłącznie system zgłoszeń)

2,5 p. (procedury tylko w wyższych pakietach)

2,5 p. (procedury tylko w wyższych pakietach)

1,5 p. (wyłącznie system zgłoszeń i szkolenie z obsługi)

1 p. (usługi dodatkowo płatne poza pakietami)

1,5 p. (wyłącznie system zgłoszeń i szkolenie z obsługi)

Prostota systemu

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

Podstawowa funkcjonalność (możliwość anonimowego zgłoszenia oraz obsługa zgłoszeń)

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

1 p.

Rozbudowane funkcjonalności

0 p.

0 p.

0 p.

1 p.

1 p.

1 p.

0 p.

0 p.

1 p.

0,5 p.

0 p.

Dostępność w wielu językach

0 p.

1 p.

1 p.

0 p.

0 p.

1 p.

1 p.

0 p.

0 p.

0,5 p.

0 p.

Obsługa zewnętrzna zgłoszeń

0,5 p.

0 p.

0 p.

0,5 p.

1 p.

0 p.

0 p.

0 p.

0 p.

0,5 p.

0 p.

SUMA PUNKTÓW (0-10)

3,5

8

6,5

6

6

5

5,5

4,5

4,5

5,5

3,5

Opis kryteriów:

• Cena najtańszego pakietu w skali roku: 0-1 p. (dot. rozwiązań dla mikrofirm do 5 osób oraz dla pozostałych firm pow. 5 osób):
  • do 1000 zł rocznie = 1 p.
  • 1001-1500 zł rocznie = 0,5 p.
  • powyżej 1500 zł rocznie = 0 p.
• Kompletność rozwiązania w stosunku do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów: 0-3 p.:
  • system + procedury + szkolenia – zgodne z wymaganiami prawnymi (ustawa, dyrektywa, RODO) = 3 p.
  • system + procedury (dostępne w wyższych pakietach) – zgodne z wymaganiami prawnymi (ustawa, dyrektywa, RODO) = 2,5 p.
  • system + procedury lub system + szkolenie/a – zgodne z wymaganiami prawnymi (ustawa, dyrektywa, RODO) = 2 p.
  • system + szkolenie z obsługi – zgodne z wymaganiami prawnymi (ustawa, dyrektywa, RODO) = 1,5 p.
  • sam system – zgodny z wymaganiami prawnymi (ustawa, dyrektywa, RODO) = 1 p.
• Prostota systemu: 0-1 p.:
  • system łatwy w obsłudze dla sygnalistów i osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń = 1 p.
  • system trudny w obsłudze dla sygnalistów i osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń = 0 p.
• Podstawowa funkcjonalność (obsługa zgłoszeń): 0-1 p.:
  • system z funkcją przyjmowania i przekazywania zgłoszeń sygnalistów (w tym anonimowych) = 1 p.
  • system z funkcją przyjmowania i przekazywania tylko nieanonimowych zgłoszeń = 0 p.
• Rozbudowane funkcjonalności: 0-1 p.:
  • rozbudowane funkcjonalności w ramach najtańszego pakietu = 1 p.
  • możliwość rozbudowy funkcjonalności za dodatkową opłatą lub w wyższych (droższych) pakietach = 0,5 p.
  • brak rozbudowanych funkcjonalności = 0 p.
• Dostępność w wielu językach: 0-1 p.:
  • system dostępny w minimum 3 językach w podstawowym pakiecie = 1 p.
  • system dostępny w mniej niż 3 językach lub opcja dodatkowo płatna lub dostępna w wyższych (droższych) pakietach = 0,5 p.
  • system dostępny tylko w języku polskim = 0 p.
• Obsługa zewnętrzna zgłoszeń: 0-1 p.:
  • możliwość obsługi zewnętrznej zgłoszeń w cenie pakietu = 1 p.
  • obsługa zewnętrzna dodatkowo płatna = 0,5 p.
  • brak możliwości obsługi zewnętrznej zgłoszeń = 0 p.

Wyzwania związane z wyborem odpowiedniego rozwiązania

Wybór odpowiedniego narzędzia do obsługi zgłoszeń sygnalistów zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, branża, w której działa, oraz specyfika naruszeń, które mogą wystąpić. Kluczowe wyzwania to:

• Zgodność z przepisami o ochronie sygnalistów i RODO: przede wszystkim narzędzie musi spełniać wymogi ustawy o ochronie sygnalistów oraz unijnej dyrektywy, a wrażliwe informacje dotyczące zgłoszeń muszą być odpowiednio chronione, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
• Zapewnienie anonimowości sygnalistom: narzędzie musi zapewniać możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń.
• Kompletność rozwiązania: odnosząca się do całościowego podejścia, które obejmuje nie tylko technologię (system zgłoszeń), ale także wsparcie w opracowywaniu procedur oraz szkolenie pracowników i kadry zarządzającej.
• Łatwość użytkowania i dostępność: system zgłaszania naruszeń powinien być prosty w obsłudze zarówno dla sygnalistów, jak i dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie zgłoszeniami oraz dostępny w wielu wersjach językowych, szczególnie w firmach zatrudniających obcokrajowców.
• Koszty wdrożenia i utrzymania systemu: obejmujące nie tylko zakup samego narzędzia, ale również jego wdrożenie, szkolenia pracowników oraz koszty utrzymania systemu (licencje, aktualizacje, wsparcie techniczne).

Wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń to kluczowy krok dla każdej firmy, która chce nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także budować kulturę zaufania i etycznego postępowania. Aby ułatwić wybór przedstawiamy kilka kroków, które warto wziąć pod uwagę.

KROK 1. Zrozumienie potrzeb firmy

Zanim zdecydujesz się na wybór systemu, powinieneś ocenić specyfikę swojej organizacji:

• Wielkość firmy: Liczba pracowników, którzy będą korzystać z systemu. Mniejsze firmy mogą potrzebować prostszego rozwiązania, podczas gdy większe organizacje wymagają bardziej zaawansowanych funkcji.
• Branża: Niektóre branże, jak finansowa czy farmaceutyczna, mogą wymagać szczególnych zabezpieczeń i funkcji zgodności z przepisami.
• Lokalizacja i różnorodność kadry: Jeśli firma zatrudnia pracowników z różnych krajów, kluczowa będzie wielojęzyczność systemu i możliwość anonimowych zgłoszeń.

KROK 2. Weryfikacja zgodność z przepisami

System musi być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym dyrektywą UE 2019/1937 oraz ustawą o ochronie sygnalistów. Sprawdź, czy rozwiązanie oferuje:

• Ochronę tożsamości sygnalisty i możliwość dokonywania anonimowego zgłoszenia.
• Zgodność z RODO w zakresie ochrony danych osobowych.

KROK 3. Wielojęzyczność systemu

Jeśli zatrudniasz pracowników obcokrajowców, system musi oferować wersje językowe, które będą zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Warto zwrócić uwagę na:

• Tłumaczenia interfejsu systemu.
• Materiały informacyjne i instrukcje w różnych językach.

KROK 4. Szkolenia i wsparcie

Kompleksowe rozwiązanie powinno obejmować nie tylko technologię, ale także wsparcie we wdrożeniu:

• Szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej w zakresie korzystania z systemu oraz postępowania zgodnie z procedurami.
• Wsparcie techniczne we wdrożeniu oraz pomoc w przypadku problemów z systemem.
• Możliwość aktualizacji systemu w przypadku zmian w przepisach.

KROK 5. Budżet

Przy wyborze systemu należy wziąć pod uwagę koszty wdrożenia i utrzymania. Porównaj oferty pod kątem:

• Licencjonowania systemu – opłaty miesięczne, roczne lub jednorazowe.
• Kosztów szkoleń i wsparcia.
• Dostępnych funkcji w zależności od wybranego pakietu – zaawansowane funkcje mogą wiązać się z wyższymi kosztami.

KROK 6. Reputacja dostawcy i opinie innych użytkowników

Na koniec warto sprawdzić opinie na temat dostawców systemów. Zwróć uwagę na:

• Reputację dostawcy na rynku.
• Opinie innych klientów, szczególnie z podobnej branży lub o podobnej wielkości firmy.
• Doświadczenie dostawcy we wdrażaniu systemów dla organizacji o specyficznych potrzebach.

Podsumowanie

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza nowe obowiązki dla polskich firm, które muszą wdrożyć odpowiednie mechanizmy do zgłaszania nieprawidłowości. Rynek oferuje różnorodne narzędzia – od zaawansowanych platform SaaS po proste skrzynki na zgłoszenia.

Każda organizacja musi dostosować wybór rozwiązania do swoich potrzeb, uwzględniając kwestie takie jak anonimowość, bezpieczeństwo danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Porównując dostępne narzędzia, warto również zwrócić uwagę na aspekty związane z łatwością obsługi, kosztami wdrożenia oraz wsparciem technicznym, jakie oferują dostawcy.

Ranking ocenionych rozwiązań:

1. Ochrona Sygnalistów365 (Doradcy365) – rozwiązanie objęte Partnerstwem Technologicznym PFR
2. Sygnalista Online
3. Sygnalista24
4. SYON
5. AMODIT
6. Just Report
7. Whistlelink
8. Salomon Legal
9. Gwizdek
10. whiblo
11. Sygnalo

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu