Od 2026 roku usługi szkoleniowe dofinansowywane przez PUP będą mogły być realizowane wyłącznie przez BUR

11 kwietnia 2025 roku Prezydent RP podpisał nową ustawę o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastępuje dotychczasową ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zmiany te mają istotny wpływ na rynek usług szkoleniowych, szczególnie w kontekście finansowania przez Powiatowe Urzędy Pracy (PUP) oraz Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS).

Kluczowe zmiany dotyczące usług szkoleniowych:

👉 Obowiązek wpisu do Bazy Usług Rozwojowych (BUR): nowa ustawa wprowadza wymóg, aby od 1 stycznia 2026 roku podmioty realizujące szkolenia finansowane ze środków publicznych były wpisane do BUR.​

👉 Zastąpienie Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS): dotychczasowy RIS będzie funkcjonował tylko do końca 2025 roku. Po tym terminie, BUR stanie się głównym rejestrem dla podmiotów korzystających z publicznych środków na szkolenia.​

👉 Obowiązkowa rejestracja dla instytucji z RIS: podmioty dotychczas wpisane do RIS realizujące usługi finansowane ze środków publicznych nie zostaną automatycznie przeniesione do BUR. Oznacza to, że od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowa stanie się także rejestracja w BUR dla wszystkich podmiotów dotychczas zarejestrowanych w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych (RIS), oczywiście jeśli chcą one nadal świadczyć usługi finansowane ze środków publicznych.

👉 Konieczność posiadania certyfikatu jakości lub uprawnień z mocy prawa: wpis do BUR wymaga spełnienia określonych warunków jakościowych, w tym posiadania certyfikatu jakości lub stosownych uprawnień wynikających z przepisów prawa.

👉 Możliwość realizacji usług poza BUR?: chociaż główny nacisk kładziony jest na wpis podmiotów do Bazy Usług Rozwojowych, nie jest jeszcze przesądzone, czy wszystkie usługi będą musiały być realizowane wyłącznie w jej ramach. Możliwe, że pojawią się wyjątki, jednak brak wpisu do BUR będzie skutkować wykluczeniem z możliwości realizacji szkoleń finansowanych ze środków publicznych.​

👉 Możliwość świadczenia usług komercyjnych w BUR: podmioty wpisane do BUR będą mogły oferować zarówno usługi z dofinansowaniem, jak i komercyjne (bez dofinansowania). Niemniej jednak podmioty, które nie oferują w BUR usług możliwych do finansowania ze środków publicznych, zostaną z dniem 1 stycznia 2026 roku automatycznie wykreślone z rejestru.

Podstawa prawna:

Wyżej wymienione zmiany zostały wprowadzone na podstawie przepisów nowej ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z dnia 20 marca 2025 r. Kluczowe regulacje:

• Art. 106 – realizacja szkoleń finansowanych ze środków publicznych tylko przez podmioty wpisane do RIS.

• Art. 128 – wybór realizatora szkoleń KFS spośród podmiotów wpisanych do RIS z zachowaniem zasad konkurencyjności, równego traktowania i przejrzystości.

• Art. 426 – prowadzenie RIS tylko do 31 grudnia 2025 roku*.

* Okres do 31 grudnia 2025 roku to okres przejściowy na dostosowanie się do nowych przepisów.

Co to oznacza dla instytucji szkoleniowych?

Dla firm i instytucji oferujących szkolenia zmiany te oznaczają konieczność:

• uzyskania wpisu do BUR przed końcem 2025 roku,
• spełnienia wymagań określonych w regulaminie BUR dotyczących:
  • potencjału technicznego,
  • potencjału ekonomicznego,
  • potencjału kadrowego,
  • przestrzegania zasad etyki zawodowej,
  • zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług rozwojowych.

Brak wpisu do BUR skutkować będzie utratą możliwości realizacji szkoleń finansowanych ze środków publicznych.

Dlaczego warto być w BUR i mieć możliwości dofinansowania swoich usług?

W nowej perspektywie finansowej Unii Europejskiej na lata 2021–2027, na rozwój kompetencji i kwalifikacji za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych (BUR) przeznaczono prawie 7 miliardów złotych. Środki te pochodzą z szesnastu programów regionalnych oraz krajowego programu Fundusze Europejskie na rzecz Rozwoju Społecznego 2021–2027.

Dofinansowanie może wynosić nawet do 100% kosztów usług szkoleniowych i doradczych, w zależności od programu i kwalifikacji uczestnika. Na przykład, w 2022 roku wartość dofinansowania oferowanego na szkolenia w BUR wyniosła ponad 425 milionów złotych, co umożliwiło realizację ponad 44 tysięcy usług szkoleniowych i doradczych dla 78 tysięcy pracowników i właścicieli firm MŚP oraz osób prywatnych.

Według Polskiej Izby Firm Szkoleniowych, wartość polskiego rynku usług rozwojowych jest szacowana na około 4 miliardy złotych rocznie. Szacunki te uwzględniają zarówno szkolenia współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, jak i te finansowane prywatnie przez osoby indywidualne.

Baza Usług Rozwojowych (BUR) stanowi kluczowy element strategii wspierającej rozwój kompetencji i kwalifikacji zawodowych w Polsce, umożliwiając dostęp do wysokiej jakości usług rozwojowych świadczonych na rzecz przedsiębiorstw i pracowników. Dzięki niej, instytucje i osoby prywatne mogą rozwijać swoje kompetencje oraz realizować zamierzone cele edukacyjne i biznesowe.

Warto również zaznaczyć, że rynek szkoleń finansowanych przez PUP, w tym w ramach KFS, stanowi znaczącą część sektora usług szkoleniowych. W 2025 roku całkowity budżet KFS wynosi bowiem aż 419 591 000 zł (czterysta dziewiętnaście milionów pięćset dziewięćdziesiąt jeden tysięcy złotych), w tym 336 509 000 zł (trzysta trzydzieści sześć milionów pięćset dziewięć tysięcy złotych) na zadania urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw pracy, WUP i PUP. Dlatego też, dla wielu instytucji szkoleniowych, dostosowanie się do nowych wymogów jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i kontynuacji działalności w tym obszarze.​

Szczegółowe wymagania wobec podmiotów świadczących usługi rozwojowe w BUR

Aby uzyskać wpis do Bazy Usług Rozwojowych oraz móc świadczyć usługi współfinansowane ze środków publicznych, podmioty muszą spełnić szereg szczegółowych warunków określonych zarówno w przepisach prawa, jak i w regulaminie BUR.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 lipca 2023 r. podmioty wpisywane do Bazy Usług Rozwojowych muszą spełniać konkretne warunki formalne i jakościowe. Dotyczą one m.in. potencjału technicznego, kadrowego, ekonomicznego oraz zapewniania odpowiedniej jakości usług.

Wymagania te mają na celu zapewnienie wysokiego standardu oferowanych usług oraz ich zgodności z potrzebami uczestników.

Do BUR wpisywane są wyłącznie podmioty oferujące:

• usługi doradcze – wspierające rozwój kompetencji i potencjału usługobiorców,
• usługi szkoleniowe – umożliwiające nabycie, potwierdzenie lub rozwój kompetencji, w tym zdobycie kwalifikacji.

Zapewnienie należytej jakości usług rozwojowych

Zgodnie z rozporządzeniem oraz regulaminem BUR, dostawca usług musi spełniać wymagania jakościowe, w tym:

1. Posiadać misję i cele operacyjne, które są aktualizowane i weryfikowane.
2. Prowadzić działalność zgodnie z dokumentami założycielskimi.
3. Stosować systemy wewnętrznej kontroli i ewaluacji działań, podejmując działania korygujące i zapobiegawcze.
4. Monitorować jakość usług i zadowolenie klientów, analizować zagrożenia i szanse.
5. Dostosowywać usługi do potrzeb usługobiorcy.
6. Prowadzić skuteczną komunikację z klientem, w tym obsługę reklamacji i działania naprawcze.
7. Sprawować nadzór nad dokumentacją oraz realizacją usług zgodnie z określonymi wymaganiami.
8. Określać cele i zakres tematyczny usług zgodnie z potrzebami klientów.

Certyfikacja i akredytacja

Dostawcy usług muszą posiadać certyfikat lub dokument akredytacyjny, który potwierdza spełnienie powyższych wymagań. Wydanie takiego dokumentu następuje po przeprowadzeniu audytu certyfikującego przez niezależną jednostkę.

Certyfikat lub akredytacja:

• musi być zgodna z danymi rejestrowymi dostawcy,
• jest wydawana na maksymalnie 5 lat,
• może zostać odnowiona po ponownym audycie,
• musi obejmować konkretne usługi (szkoleniowe lub doradcze), nie dając uprawnień do innych usług bez dodatkowych zezwoleń.

Uprawnienia do świadczenia usług wynikające z przepisów prawa

Dostawcy usług mogą również uzyskać wpis do BUR i świadczyć określone usługi rozwojowe, jeśli posiadają uprawnienia nadane na podstawie odrębnych przepisów prawa. W takich przypadkach uznaje się, że podmiot spełnia warunki w zakresie zapewnienia należytej jakości wyłącznie tych usług, do których świadczenia został formalnie uprawniony.

Przykłady to m.in.:

• licencje, koncesje lub zezwolenia wydane przez uprawnione instytucje publiczne (np. ministerstwa, urzędy regulacyjne),
• wpisy do rejestrów zawodowych,
• uprawnienia ustawowe do prowadzenia szkoleń, doradztwa czy egzaminów w określonych branżach (np. transport, ochrona zdrowia, energetyka, edukacja).

Dostawcy muszą jednak pamiętać, że:

• mogą świadczyć usługi wyłącznie w zakresie wskazanym w dokumencie uprawniającym (np. szkolenie lub doradztwo),
• zakres ten nie obejmuje innych usług niewymienionych w akcie uprawniającym – do ich świadczenia wymagane są osobne certyfikaty lub akredytacje.

Administrator BUR prowadzi pomocniczy katalog przepisów prawa, które dają podstawę do uzyskania wpisu na tej podstawie. Dostawcy mogą zgłaszać nowe podstawy prawne do katalogu – wystarczy wypełnić formularz (załącznik nr 2 do regulaminu) i przesłać go do PARP z podpisem zaufanym lub kwalifikowanym.

Etyka zawodowa

Każdy dostawca usług rozwojowych zobowiązany jest do:

• przestrzegania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania,
• zachowania jasności i przejrzystości w umowach z klientami.

Standardy świadczenia usług w BUR

Dodatkowo, dostawcy usług zobowiązani są do:

• rzetelnego dokumentowania i ewidencji usług,
• wydawania zaświadczeń i not księgowych zawierających wymagane dane (np. liczba godzin, numer usługi w BUR),
• umożliwienia weryfikacji usług przez Administratora BUR,
• zapewnienia walidacji efektów uczenia się oraz ich potwierdzenia przez niezależne osoby,
• prowadzenia działań wspierających utrwalanie efektów usługi,
• ochrony danych osobowych oraz zachowania poufności informacji,
• świadczenia usług z należytą starannością oraz zgodnie z informacjami publikowanymi w systemie BUR.

Rekomendacje:

• Rozpoczęcie procesu rejestracji w BUR jak najszybciej, aby zapewnić sobie możliwość realizacji szkoleń finansowanych ze środków publicznych po 2025 roku.​

Chcesz skorzystać z pomocy we wdrożeniu lub rejestracji w BUR? Skontaktuj się z nami – oferujemy kompleksowe wsparcie w spełnieniu nowych wymogów a także pomoc w rozpoczęciu świadczenia usług w BUR.

• Monitorowanie dalszych komunikatów i wytycznych dotyczących szczegółowych wymogów związanych z BUR oraz ewentualnych wyjątków od obowiązku realizacji szkoleń wyłącznie w ramach BUR.​

• Dostosowanie oferty szkoleniowej do wymogów BUR, w tym zapewnienie odpowiedniej jakości usług oraz zgodności z wymaganiami formalnymi.​

Podsumowanie

Podsumowując, zmiany wprowadzone nową ustawą o rynku pracy mają istotny wpływ na sektor usług szkoleniowych. Instytucje szkoleniowe powinny niezwłocznie podjąć działania w celu dostosowania się do nowych wymogów, aby zapewnić sobie możliwość dalszego funkcjonowania na rynku szkoleń finansowanych ze środków publicznych.

💡 Jeśli prowadzisz działalność szkoleniową i chcesz nadal realizować szkolenia finansowane przez publiczne instytucje, czas działać – złóż wniosek o wpis do BUR już dziś.

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu