Rodzaje podpisów elektronicznych w Polsce

Artykuł zawiera treści promocyjne oraz lokowanie produktów związanych z ofertą Doradcy365.

W Polsce przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z podpisów elektronicznych, aby uprościć i przyspieszyć procesy biznesowe. Jednak rodzaj podpisu elektronicznego, jaki zostanie użyty do podpisania dokumentów, może mieć wpływ na ważność umowy lub innych czynności prawnych. Dlatego warto wiedzieć, jakie są różnice między różnymi typami podpisów elektronicznych, jakie wymagania stawiają przepisy prawne i jak uniknąć pomyłek w ich stosowaniu.

Podpis zwykły

Podpis zwykły to najprostszy rodzaj podpisu elektronicznego, który może być stosowany w wielu sytuacjach codziennego życia. Jest to podpis, który może być utworzony na podstawie takich narzędzi jak skan podpisu ręcznego lub zwykły podpis w formie obrazu na dokumencie PDF. Choć jego zastosowanie jest wygodne, nie zapewnia on takiej samej pewności co podpisy wyższej kategorii, takich jak podpis kwalifikowany.

Podpis zwykły nie spełnia szczególnych wymagań prawnych, ani nie jest związany z żadnym zaufanym systemem autentykacji, co oznacza, że jego wiarygodność jest niższa, a w razie sporu może być trudny do obrony w sądzie. Zwykle używany jest do mniej formalnych dokumentów, takich jak faktury, zapytania ofertowe, czy inne dokumenty, które nie wymagają formalnego potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej.

Profil Zaufany

Profil Zaufany to forma podpisu, która została stworzona z myślą o obywatelach i przedsiębiorcach, którzy chcą podpisywać dokumenty elektronicznie, ale nie chcą inwestować w drogi podpis kwalifikowany. Profil Zaufany jest bezpłatny i dostępny dla wszystkich obywateli oraz przedsiębiorców w Polsce. Może być używany do podpisywania dokumentów na platformie ePUAP, czyli Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej, a także do składania wniosków w urzędach.

Wykorzystanie Profilu Zaufanego wymaga uprzedniego zarejestrowania go na platformie ePUAP i jest formą podpisu elektronicznego o niższej mocy prawnej niż podpis kwalifikowany. Mimo to, podpisany dokument jest uznawany za ważny w kontaktach z administracją publiczną, jednak w kontekście transakcji biznesowych może wymagać dodatkowego potwierdzenia wiarygodności.

ePUAP

ePUAP to platforma umożliwiająca składanie wniosków oraz wymianę dokumentów z administracją publiczną w Polsce. Platforma jest integralną częścią systemu podpisu elektronicznego w Polsce. Podpisywanie dokumentów za pomocą ePUAP odbywa się zazwyczaj z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, jednakże ePUAP umożliwia również podpisywanie dokumentów za pomocą innych, zatwierdzonych podpisów elektronicznych, jak podpis kwalifikowany.

Warto zauważyć, że chociaż ePUAP jest szeroko stosowaną platformą w administracji publicznej, w kontekście transakcji komercyjnych może wymagać innych form weryfikacji i podpisu, zwłaszcza jeśli chodzi o formalne umowy czy dokumenty, które mają duże znaczenie prawne.

Podpis Kwalifikowany

Podpis kwalifikowany to najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego, który spełnia wszystkie wymagania zawarte w rozporządzeniu eIDAS (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014). Podpis ten jest uznawany za równoważny z podpisem własnoręcznym, a jego wiarygodność jest najsilniejsza z możliwych.

Podpis kwalifikowany jest oparty na certyfikacie wydanym przez akredytowanego dostawcę usług zaufania. Certyfikat ten jest zabezpieczony przez specjalny token lub kartę chipową, dzięki czemu zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i identyfikacji osoby podpisującej dokument. W przypadku podpisu kwalifikowanego nie ma wątpliwości co do tożsamości podpisującego, co ma kluczowe znaczenie w przypadku umów cywilnoprawnych, umów o pracę, transakcji finansowych, czy w kontaktach z organami administracji publicznej.

Co to jest eIDAS i jakie stawia wymagania?

eIDAS to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, które reguluje kwestie związane z identyfikacją elektroniczną oraz usługami zaufania, w tym podpisem elektronicznym. Celem eIDAS jest zapewnienie bezpieczeństwa transakcji elektronicznych na terenie Unii Europejskiej, umożliwiając wzajemne uznawanie podpisów i dokumentów między państwami członkowskimi.

W ramach eIDAS wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

• Podpis elektroniczny prosty (zwykły): Podstawowy typ podpisu, np. skan podpisu.
• Podpis kwalifikowany: Podpis, który spełnia najsurowsze wymagania bezpieczeństwa, jest związany z certyfikatem wydanym przez akredytowanego dostawcę usług zaufania i zapewnia pełną zgodność z prawem.

Podpis kwalifikowany zgodny z eIDAS jest uważany za najbardziej wiarygodny i jest równoważny z podpisem odręcznym w każdym państwie UE, co czyni go najbardziej odpowiednim rozwiązaniem w przypadku umów o dużym znaczeniu prawnym.

Kiedy trzeba użyć podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany jest wymagany, gdy podpisujemy umowy o szczególnym znaczeniu prawnym, takie jak:

• Umowy cywilnoprawne wymagające pełnej mocy prawnej.
• Dokumenty dotyczące transakcji finansowych (np. kredyty, pożyczki).
• Dokumenty związane z regulacjami prawnymi i administracyjnymi, które wymagają formalnego potwierdzenia tożsamości.
• Wymogi prawne w kontaktach z organami administracji publicznej, gdzie podpis elektroniczny musi spełniać określone normy.

Podsumowanie

W Polsce dostępne są różne formy podpisów elektronicznych, od prostych podpisów elektronicznych po zaawansowane rozwiązania jak podpis kwalifikowany. W zależności od rodzaju dokumentu oraz jego znaczenia prawnego, przedsiębiorcy powinni dobierać odpowiednią formę podpisu, aby uniknąć problemów prawnych i zagwarantować ważność swoich działań. Podpis kwalifikowany, zgodny z regulacjami eIDAS, daje najwyższą pewność co do autentyczności podpisu i jest uznawany za równoważny z podpisem odręcznym we wszystkich krajach UE.

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu