Artykuł zawiera treści promocyjne oraz lokowanie produktów związanych z ofertą Doradcy365.
W obecnych czasach bezpieczeństwo informacji staje się jednym z kluczowych wyzwań dla firm. Codziennie wymieniamy się dokumentami, z których większość przesyłana jest drogą elektroniczną. Niestety, to także przestrzeń, którą chętnie wykorzystują oszuści. Właśnie dlatego warto poznać pieczęć elektroniczną – rozwiązanie stworzone z myślą o firmach i organizacjach, które chcą zapewnić autentyczność swoich dokumentów, ograniczyć ryzyko wystąpienia oszustw oraz zbudować zaufanie wśród kontrahentów.
Choć e-pieczęć nie jest jeszcze standardem w każdej firmie, coraz więcej przedsiębiorców zaczyna dostrzegać jej potencjał. W artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest e-pieczęć, do czego można ją wykorzystać i dlaczego warto rozważyć jej wdrożenie w firmie.
Czym jest e-pieczęć?
Pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej firmowej pieczątki. Zawiera dane identyfikujące daną organizację, np. nazwę firmy, NIP czy inne elementy formalne. Co ważne – w wersji kwalifikowanej, pieczęć elektroniczna jest zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014), które reguluje usługi zaufania i identyfikację elektroniczną. Oznacza to, że pieczęć elektroniczna może być używana w całej Unii Europejskiej, a dokumenty nią opatrzone mają pełną moc prawną, co zapewnia ich autentyczność.
E-pieczęć a podpis elektroniczny – to nie to samo!
Często te pojęcia są mylone, ale warto zapamiętać prostą zasadę:
- Podpis elektroniczny umożliwia osobom fizycznym wyrażanie swojej woli. Potwierdza on tożsamość podpisującego oraz zapewnia autentyczność składanych dokumentów i oświadczeń.
- Pieczęć elektroniczna jest przeznaczona dla firm i organizacji, służy do potwierdzania, że dokument pochodzi od danej instytucji.
W praktyce oznacza to, że odbiorca dokumentu może mieć pewność, że np. faktura, którą otrzymał, pochodzi z wiarygodnego źródła, a nie od oszusta próbującego wyłudzić pieniądze.
E-pieczęć jako ochrona przed oszustwami
W ostatnim czasie coraz częściej dochodzi do cyberoszustw, szczególnie poprzez podmianę numerów rachunków bankowych na fakturach czy w wiadomościach e-mail. Taki zabieg może prowadzić do ogromnych strat finansowych – zarówno dla firm, jak i ich klientów.
E-pieczęć pełni rolę cyfrowego certyfikatu, który nie tylko potwierdza autentyczność dokumentu, ale również zapewnia, że po jego wystawieniu nie zostały wprowadzone żadne zmiany w treści. Dzięki temu, odbiorca faktury może mieć pewność, że pochodzi ona z wiarygodnego źródła, co znacząco zmniejsza ryzyko oszustwa.
Do czego warto używać pieczęci elektronicznej?
Zastosowań jest naprawdę wiele. E-pieczęć można wykorzystać do:
- faktur elektronicznych
- ofert handlowych
- regulaminów i umów
- sprawozdań i raportów
- pism informujących o zmianie numeru rachunku bankowego
- certyfikatów i zaświadczeń
- dokumentów kadrowych i wewnętrznych decyzji
W skrócie – do wszystkiego, co ma wartość formalną i wymaga potwierdzenia, że to Twoja firma jest nadawcą.
Dlaczego firmy nie korzystają?
Pomimo wielu zalet, pieczęć elektroniczna wciąż nie jest tak popularna, jak mogłaby być. Dlaczego?
- Brak świadomości – wiele firm nie wie, czym jest e-pieczęć i jakie korzyści może przynieść jej stosowanie.
- Mylenie z e-podpisem – często e-pieczęć jest mylona z e-podpisem, co prowadzi do nieporozumień.
- Błędne przekonanie, że jest to skomplikowane – często uważa się, że e-pieczęć to złożona i kosztowna technologia, dostępna tylko dla dużych firm.
Tymczasem każda firma, nawet jednoosobowa działalność gospodarcza, może w prosty sposób uzyskać e-pieczęć i korzystać z niej na co dzień.
Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
Proces uzyskania e-pieczęci jest łatwiejszy, niż się wydaje. Aby to zrobić, wystarczy:
- Posiadać osobowość prawną, np. prowadzić firmę, fundację czy instytucję.
- Dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym – jest to niezbędne do złożenia wniosku o pieczęć.
- Skontaktować się z kwalifikowanym dostawcą usług zaufania (np. Certum, Signius).
Cały proces odbywa się online, a pieczęć działa przez długi czas, co oszczędza czas i upraszcza codzienną dokumentację.
Podsumowanie
E-pieczęć to nowoczesne i praktyczne narzędzie, które wspiera funkcjonowanie firmy:
✅ Zwiększa poziom bezpieczeństwa
✅ Buduje zaufanie w relacjach B2B
✅ Ułatwia automatyzację procesów
✅ Chroni przed oszustwami
✅ Jest zgodna z przepisami prawa UE
Zabezpiecz swoją firmę już teraz!
Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej działalności.
Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.
Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu
Powyższy artykuł został opracowany przy wsparciu narzędzi AI z wykorzystaniem materiałów wygenerowanych przez model językowy ChatGPT. Treść została zredagowana i zweryfikowana przez autora publikacji.
