Wywiad z ekspertem – AML dla biura rachunkowego

Wywiad z doradcą przedsiębiorców Panem Rafałem Czerkawskim

1. Panie Rafale, proszę nam wyjaśnić czym jest procedura AML? Co obejmuje?

AML jest procedurą, która dotyczy wszelkich czynności podejmowanych przez organizacje świadczące usługi finansowe. Jej głównym celem jest wyeliminowanie:

• prania brudnych pieniędzy;
• oraz finansowania terroryzmu.

2. Kiedy przepisy dotyczące AML wchodzą w życie?

Nowelizacja ustawy wchodzi w życie z dniem 31 lipca 2021 roku i to właśnie od tego dnia biura rachunkowe będą zobowiązanie wdrożyć wszystkie nowe, obowiązkowe  procedury.

3. Czy AML jest obowiązkowa dla każdego biura rachunkowego?

 Tak, wszystkie biura rachunkowe mają obowiązek wprowadzenia procedury AML. Wynika to z art. 50 ustawy.

4 . Jakie zatem obowiązki wynikające z przepisów AML są nakładane na biura rachunkowe?

Przede wszystkim są to:

• stworzenie wewnętrznej procedury,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML,
• dokonywanie oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i ich transakcji,
• stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego,
• raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
• regularne odbywanie szkoleń,
• wprowadzenie zasad kontroli wewnętrznej,
• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków.

5 . Co w sytuacji gdyby procedury AML nie zostały wdrożone w danym biurze rachunkowym?

Niestety ustawodawca przewidział surowe kary – nawet kilkumilionowe – za brak wprowadzenia nowych procedur. Natomiast obok kary pieniężnej na biura rachunkowe mogą zostać nałożone także inne kary administracyjne, takie jak:

• publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów w Biuletynie Informacji Publicznej,
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności związanych z AML,
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia na prowadzoną działalność, o ile wymaga ona koncesji lub zezwolenia,
• wykreślenie instytucji z rejestru działalności regulowanej, jeśli została ona wcześniej do niego wpisana,
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie dokonane w ramach instytucji obowiązanej, przez okres nie dłuższy niż rok.

6.  W Ustawie często pojawia się pojęcie „instytucji obowiązanej”. Co to właściwie oznacza, że biuro rachunkowe jest Instytucją Obowiązaną?

Oznacza to, że biuro rachunkowe wraz z innymi instytucjami wymienionymi w artykule jako instytucje obowiązane, ma obowiązek wprowadzenia procedury AML.

Przepis uznający biuro rachunkowe za Instytucję Obowiązana wchodzi w życie 31 lipca 2021 roku. Zgodnie z nim podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czy wypełniania deklaracji są zobligowanie do wprowadzenia procedury AML.

7. Biura rachunkowe w sytuacji zauważenia podejrzanych transakcji mają obowiązek zgłoszenia ich do odpowiednich organów. Jaki jest termin przekazania informacji przez biuro rachunkowe np. do  GIIF?

Informacje o transakcjach zarejestrowanych przez biuro rachunkowe przekazuje się do Generalnego Inspektora:

• w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1;
• niezwłocznie – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

8.  Na co należy zwrócić szczególną uwagę wdrażając procedury AML w biurze rachunkowym?

Należy wziąć pod uwagę, jak ważny obowiązek od 31 lipca będzie ciążył na biurach rachunkowych. Będą one bowiem zobowiązane nie dość, że do wprowadzenia licznych procedur to  dodatkowo do zawiadomienia GIIF o potencjalnej możliwości prania brudnych pieniędzy czy finansowanie terroryzmu przez ich klienta. Jest to niezwykle istotne zadanie, biorąc pod uwagę że biura rachunkowe mają do czynienia z niezliczoną ilością przeróżnych transakcji w ciągu dnia. W związku z tym biura rachunkowe będą musiały zachować czujność, ponieważ niezgłoszenie przestępstwa może skutkować nałożeniem na biuro sankcji karnych.

9.  Proszę nam powiedzieć co zawiera dokumentacja w postaci specjalistycznych opracowań w zakresie AML oraz procedury dla biur rachunkowych dostępne w sklepie marki Doradcy365? 

Dokumentacja, która powstała dla biur rachunkowych w związku z koniecznością wprowadzenia nowelizacji Ustawy zawiera wszystkie elementy jakie są konieczne do prawidłowego wdrożenia nowych przepisów. Są w niej:

• Kompletna Procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu dla Biura Rachunkowego zawierająca dodatkowo ważne załączniki:  

– Analizę ryzyka danego biura rachunkowego.

– Zarządzenie dotyczące wdrożenia AML.

– Procedurę identyfikacji Klienta (KYC).

– Oświadczenia Pracowników dot. zapoznania się z Procedurą.

– Rejestr Szkoleń związanych z AML.

– Ankietę wstępną dla Klienta biura rachunkowego (dla osób prawnych oraz dla osób fizycznych).

– Oświadczenie PEP (dla Klienta, Beneficjenta, Osoby Upoważnionej).

– Ankietę Okresową dla Klienta.

– Procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń.

• Prosty poradnik krok po kroku jak wdrożyć procedury w swoim biurze
• Odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
• e-szkolenie na temat AML w biurach rachunkowych.

10.  Przedstawiciele biur rachunkowych często zgłaszają się do nas z licznymi pytaniami dotyczącymi Analizy Ryzyka, zwłaszcza budzi wątpliwości jej zakres. Proszę nam powiedzieć jakie są najważniejsze wymogi w tym zakresie? 

Rzeczywiście ta kwestia jest jedną z najtrudniejszych w zakresie prawidłowego wdrożenia nowych przepisów. Ustawodawca wymaga aby analiza ryzyka była spersonalizowana i dedykowana do konkretnego biura rachunkowego. Należy w niej uwzględniać szereg okoliczności. Każde biuro rachunkowe przecież jest inne, ma różną liczbę klientów , profile czy przeważające branże,  inna jest długość współpracy z nimi, u Klientów występują różne rodzaje transakcji np. gotówkowe i płatności kartowe czy internetowe. Wszystko to powoduje, że nie można skorzystać z gotowych opracowań powstałych dla innego biura, bo po prostu będzie to niezgodne z przepisami i łatwo będzie wykazać niespójności.

Opracowana przez Zespół Doradców analiza ryzyka powstała z uwzględnieniem wymaganych przepisami uwarunkowań prawnych w tym między innymi bierze pod uwagę zapisy „Krajowej ocenę ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu” oraz  sprawozdania Komisji Europejskiej, o którym mowa w art. 6 ust. 1-3 dyrektywy 2015/849.

Opracowywana przez nas każdorazowo indywidualnie analiza ryzyka uwzględnia specyfikę każdego biura rachunkowego – bierzemy w niej ponad 60 różnych czynników, które pozwalają nam ocenić :

• czynniki ryzyka związane z charakterystyką, profilem danego biura rachunkowego i sposobem organizacji jego pracy,
• czynniki ryzyka dotyczące  klientów,
• czynniki ryzyka dotyczące transakcji przeprowadzanych przez Klientów,
• czynniki ryzyka dotyczące produktów i usług danego biura rachunkowego,
• czynniki ryzyka dotyczące kanałów dostaw danego biura rachunkowego,
• czynniki ryzyka dotyczące państw z których pochodzą kontrahenci danego biura rachunkowego,
• czynniki ryzyka związane z występowaniem w przeszłości incydentów mogących mieć związek z wiarygodnością klientów.

Z uwagi na to , iż – jak wspomniałem –  jest ona indywidualnie dostosowywana konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie się i wypełnienie merytorycznej ankiety na podstawie której powstaje dokumentacja indywidualna dla danego biura. Dla specjalistów jest to zadanie które trwa zazwyczaj od 2-3 dni roboczych. Przygotowana przez nas analiza ryzyka jest dokumentem gotowym, ale oczywiście możliwa jest jego edycja i każdy Klient może samodzielnie wprowadzić w niej zmiany.

11. Doradcy365 oferują także e-szkolenie z tej tematyki,  które wchodzi w skład pakietu usług. Proszę nam powiedzieć coś więcej na ten temat.

Zgodnie z wymogami Ustawy, kierownictwo biura rachunkowego i personel muszą mieć zapewniony dostęp do szkoleń związanym z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Szkolenia te mogą być przeprowadzane zarówno stacjonarnie, jak i on-line (w formie e-learningu). W tym celu przygotowaliśmy kompletne, około 2-godzinne szkolenie, które w przejrzysty sposób wyjaśnia najważniejsze kwestie z tym związane. Każdy właściciel biura rachunkowego czy pracownik będzie mógł  zapoznać się z takim szkoleniem i otrzyma od marki Doradcy365 imienny certyfikat potwierdzający jego ukończenie.

Dziękuję za rozmowę.

———————————————————————————————————————————————————————————————————————-

Informacja od redaktora

Czy warto skorzystać z pomocy doradców przy wdrożeniu procedury AML w swoim biurze?

Jak najbardziej. Z uwagi na dużą liczbę procedur, które biura rachunkowe są zobowiązane wprowadzić łatwo się pogubić. Dzięki wykwalifikowanym ekspertom, biura rachunkowe mogą mieć pewność że procedura AML będzie wdrożona z należytą starannością. Jest to także duża oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ koszt takiej usługi u Doradców 365 to tylko 350 zł + VAT. Jest to stosunkowo niewiele, biorąc pod uwagę, że w ramach tej usługi mieści się zarówno nielimitowane co do ilości osób szkolenie dla kierownictwa biura oraz pracowników jak i gotowe przygotowane z uwzględnieniem specyfiki biura – procedury AML (wraz ze wzorami zawiadomień, rejestrów, kart klienta)  oraz analiza ryzyka. Zamawiający usługę otrzymuje zatem za ww. kwotę komplet aktualnych i wymaganych Ustawą procedur i szkoleń.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu.

Chcesz poznać szczegóły usługi AML dla biur rachunkowych zapraszamy tutaj

Zamówienia na usługę można składać poprzez e-sklep marki Doradcy365 który dostępny jest tutaj