Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z wieloma czynnościami archiwizacyjnymi i formalnościami, które mogą zajmować naprawdę sporo czasu. Obecnie istnieją nowoczesne rozwiązania, które pozwalają na ich przyspieszenie i znaczne ułatwienie. Należy do nich robotyzacja i cyfryzacja procesów rachunkowych. W jaki sposób mogą ułatwić pracę w biurze rachunkowym?
Robotyzacja w PUE
Jednym z bardzo przydatnych narzędzi, które pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu, jest zrobotyzowany algorytm w postaci aplikacji. To specjalistyczny software zintegrowany z programem, który wykonuje za człowieka sporo manualnych czynności, takich jak pobieranie danych, ich przepisywanie i segregowanie, czy przypisywanie do odpowiednich rubryk. Tego rodzaju aplikacja pomaga w prowadzeniu księgowości czy tworzeniu list płacy w zespole kadrowym.
Robotyzacja Platformy Usług Elektronicznych jest bardzo przydatnym narzędziem, ponieważ każdego dnia wykonuje za pracownika biura szereg czynności, polegających np. na pobieraniu informacji o L4 i kwarantannie wszystkich pracowników. Specjalnie zaprogramowany robot pobiera dane z formularzy po odpowiednich słowach kluczowych i generuje dokumenty w Excelu do systemów kadrowo-płacowych. To sprawia, że nie trzeba wykonywać całej tej pracy ręcznie.
Tego rodzaju robotyzację można także zastosować podczas zatrudniania nowych pracowników w firmie. Dzięki właściwym parametrom, robot jest w stanie selekcjonować dane o osobach, które ubiegają się o pracę – odpowiednio segregują ich umiejętności i kwalifikacje z CV. W taki sposób można znacznie szybciej przeprowadzić procesy rekrutacyjne.
Optyczne Rozpoznawanie Znaków, czyli ułatwienie fakturowania
Innym udogodnieniem związanym z cyfryzacją dokumentów w biurze rachunkowym może być tzw. OCR, czyli Optyczne Rozpoznawanie Znaków. Jednym z programów, które zajmują się tego rodzaju ułatwieniem jest SALDEO Smart. Dzięki niemu nie trzeba ręcznie przepisywać danych z faktur do systemów finansowo-księgowych. OCR robi to automatycznie – pobiera je i odpowiednio przypisuje. To sprawia, że miesięczne rozliczenia firm, szczególnie tych, które dostarczają duże ilości dokumentów, jest znacznie szybsze.
Klienci biura rachunkowego przesyłają wszystkie swoje faktury bezpośrednio do programu, ten zaś pobiera dane i sam przygotowuje je do rozliczenia. Księgowi mogą dzięki temu od razu wyliczyć podatki do zapłacenia w danym okresie, nawet jeśli posiadają dziesiątki czy setki przedsiębiorstw, dla których wykonują te czynności. To ogromny zysk czasu i niezwykłe ułatwienie codziennej pracy.
Cyfryzacja dokumentów, czyli cyfrowe biuro dla rachunkowości
Konieczność przechowywania i archiwizowania wszelkiego rodzaju dokumentów w biurze rachunkowym może być niezwykle uciążliwa, a do tego zajmuje mnóstwo miejsca. W tym celu powstało udogodnienie, które polega na cyfryzacji dokumentów, tworząc tym samym cyfrowe biuro do zarządzania ważnymi dokumentami w rachunkowości. Mogą to być papierowe umowy z klientami, urzędowe pisma, polisy, wnioski kredytowe, czy dane z CEIDG i KRS.
Dzięki specjalnemu urządzeniu można je wszystkie masowo przeskanować do formy cyfrowej. Na pierwszą stronę papierowego dokumentu przyklejany jest specjalny kod kreskowy, odczytywany przez skaner – w ten sposób można masowo wykonać skany plików, które będą się automatycznie sortowały do odpowiednich folderów na komputerze lub w chmurze.
Co więcej, tworzy się przy okazji baza danych ze statystykami, a aplikacja segreguje wszystkie zeskanowane pliki np. według tego, które dokumenty nie są jeszcze podpisane, a które przeznaczone są do podpisu itp. To sprawia, że biuro rachunkowe ma znacznie mniej pracy, polegającej na przerzucaniu papierów i przepisywaniu danych. Wykonana w ten sposób archiwizacja pozwala także na znacznie szybsze odnalezienie wszystkich umów i pism urzędowych na komputerze.
Specjalistyczna pomoc w robotyzacji i cyfryzacji
Chcąc wdrożyć działania robotyzacji i cyfryzacji w biurze rachunkowym, można w tym celu skorzystać z pomocy naszych doradców. Dzięki ich wiedzy i doświadczeniu, będą w stanie wybrać najlepsze rozwiązania, które ułatwią zarządzanie wszelkimi ważnymi dokumentami. Jeśli potrzebujesz pomocy w tej kwestii, nasi specjaliści pozostają do Twojej dyspozycji.
