Nowy wzór umowy dla biur rachunkowych

Zapraszamy do zapoznania się z krótkim artykułem w postaci wywiadu na temat konieczności nowych, zaktualizowanych wzorów umów, które powinny wprowadzić Biura Rachunkowego. Z artykułu niniejszego dowiesz się, dlaczego warto wprowadzić zmiany i z czego one wynikają.

Panie Rafale, zanim przejdziemy do tematu umów poruszmy istotny temat jakim jest składka zdrowotna za styczeń 2022 r. Rozliczamy ją na starych zasadach zamiast od dochodu? Czy to nie rodzi problemy dla księgowych?

Składka zdrowotna za styczeń 2022 roku (płatna w lutym) nie będzie uzależniona od dochodu (dotyczy to rozliczeń na zasadach ogólnych). Będzie wyliczana w oparciu o stare zasady. Składka zdrowotna za styczeń będzie jednak wyższa niż składka za grudzień z uwagi na zmianę podstawy.

 

Księgowi muszą być stale na bieżąco z rozliczeniami i zasadami. Niewątpliwie konieczny będzie dodatkowy czas poświęcony na wyjaśnianie Klientom tych wątpliwości i chaosu związanego ze zmianami przepisów.

 

Czy to prawda, że wraz z rokiem 2022 pracownicy Biur Rachunkowych mają coraz więcej pracy i z tego właśnie wynika konieczność podwyżki cen?

To prawda. Nowe przepisy spowodowały wielkie obłożenie pracą biur rachunkowych. Nowa ustawa o polskim ładzie bardzo przyczyniła się do powiększenia zakresu obowiązków, z którymi pracownicy Biur Rachunkowych muszą sobie poradzić. Ponadto dużo pracownikow odchodzi, gdyż nie chce zajmować się trudną do zrozumienia ustawą dot. Polskiego Ładu. Nie ma się co dziwić, przepisy są niejasne, mało precyzyjne i trudne do zrozumienia. Sama ustawa zawiera kilkaset stron, nie mówiąc już o powstających co chwila nowych interpretacjach, wytycznych, rozporządzeniach. Co więcej księgowi będą zobowiązani do niejakiego pracowania na dwóch stanach prawnych.

Co jeszcze wpływa na podwyżkę cen księgowych?

Chociażby tempo zmian. Księgowi muszą w bardzo krótkim czasie przyswoić ogromną wiedzę. W wielu wypadek wiąże się to z koniecznością odbycia płatnego szkolenia. Szybkość pracy, dodatkowa wiedza..to wszystko wpływa na cenę. No i nie zapominajmy o inflacji.

Czy wiadomo, o ile mogą wzrosnąć usługi księgowe?

Szacuje się, że ceny usług księgowych wzrosną od 20 do nawet 50 %.

Dlaczego nowe umowy dla biur rachunkowych są tak istotną kwestią?

Nowe umowy są istotne z uwagi na chociażby na to, że inflację, która wciąż rośnie, wprowadzenie polskiego ładu czy wejście w życie nowych przepisów dot. AML, ochrony sygnalistów i RODO rok 2022 jest idealnym momentem na podniesienie cen nawet o 40%. Siła nabywcza pieniądza słabnie, inflacja rośnie więc uzasadnionym wydaje się wdrożenie odpowiednich zmian i poddanie istotnej podwyżce większości usług.

Czy wiele biur rachunkowych posiada przestarzałe umowy?

Tak, z moich obserwacji wynika, że mnóstwo biur nie zmieniało umów od wielu wielu lat. W związku z tym umowy są przestarzałe i niezgodne z obecnie obowiązują prawem, niedostosowane do obecnych przepisów związanych z RODO czy AML. Umowy te nie zabezpieczają interesu biura, nie regulują ważnych kwestii.

Od czego zacząć zmianę?

Najlepiej od wprowadzenia nowego wzoru umowy, oraz cennika dla obecnych i nowych klientów Biur Rachunkowych. Nowy wzór umowy powinien zawierać wszystkie wymagane prawem elementy oraz uwzględniać przepisy dotyczące RODO i AML dla Biura Rachunkowego. Wtedy taka umowa jest sporządzona kompleksowo, profesjonalnie i zgodnie z obowiązującymi w polskim porządku prawie.

Jakie dokumenty prócz nowej umowy są istotne i powinny zostać przygotowane?

Przede wszystkim umowy dla różnych form rozliczenia, KPIR oraz pełnej księgowości. Biuro rachunkowe powinno także rozważyć zmianę cennika swoich usług księgowych. Następnie należy zadbać o odpowiedni regulamin świadczenia usług księgowych (w tym przypadku także powinny być wersje dostosowane do różnych modeli rozliczeniowych). Kolejnym krokiem jest sporządzenie umowy powierzenia danych osobowych (RODO). W przypadku świadczenia usług księgowych jest to bardzo istotna kwestia. W związku z AML i przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, zmiana umowa jest dobrą okazja do przekazania klientom zaktualizowanej klauzuli RODO uwzględniającej nowe wymagania.

O czym należy pamiętać przygotowując umowę?

Przygotowanie umowy to często żmudny i długi proces. Aby przygotować kompleksową i prawidłową umowę potrzeba także odpowiedniej wiedzy w tym zakresie. Dobrze skonstruowana umowa nie powinna zawierać luk oraz regulować wszystkie istotne kwestie.  W prawidłowo przygotowanej umowie nie można zapomnieć o:

• oznaczeniu miejsca, daty  i stron umowy oraz złożeniu pod nią podpisów;
• określeniu przedmiotu umowy i nazwy umowy;
• określeniu czasu trwania umowy;
• wskazaniu możliwości rozwiązania umowy niniejszej;
• wynagrodzeniu, jeśli takowe występuje;
• postanowieniach końcowych czy załącznikach, jeśli przewiduje się ich dołączenie.

Jaką formę powinna mieć umowa? Jakie są polecana rozwiązania? O jakich załącznikach pamiętać?

Umowa może być złożona, rozbudowana albo możemy wybrać model: krótka umowa + regulamin świadczenia usług. Ten drugi model znajduje się m.in. w ofercie Doradcy365. Poleca się zawarcie umowy o świadczenie usług księgowych i dołączenie do niej osobnych załączników. Załączniki o jakie warto zadbać to: regulamin świadczenia usług księgowych, tabela cen, umowa powierzenia danych osobowych, klauzula informacyjna. Taka forma jest o wiele bardziej jasna i zrozumiała dla klienta, ale też dla Biura Rachunkowego.

Co warto uwzględnić w umowie?

W umówię powinny znaleźć się następujące elementy:

• data i miejsce zawarcia umowy;
• informacje o zleceniodawcy;
• informacje o zleceniobiorcy;
• przedmiot umowy (wszystkie czynności, jakie będą wykonywane dla danego zleceniodawcy)
• wynagrodzenie ( wszelkie zapisy i płatnościach);
• czas trwania umowy (na czas określony, czy nieokreślony);
• rozwiązanie umowy (w jakim terminie, na jakich warunkach);
• załączniki (regulamin świadczenia usług, tabela cen, umowa powierzenia danych osobowych, klauzula informacyjna).

Co powinien zawierać regulamin świadczenia usług?

Stworzony kompleksowo regulamin świadczenia usług powinien zawierać przede wszystko postanowienia ogólne (takie jak np. kto świadczy usługi), obowiązki i oświadczenia zleceniobiorcy, obowiązki i oświadczenia zleceniodawcy, wynagrodzenie, zapis o możliwości zmiany wynagrodzenia, zapis dot. przekazywania dokumentów, miejsca przekazywania dokumentów, informowanie zleceniodawcy o zobowiązaniach podatkowych, termin ważności zobowiązań podatkowych, inne należności i opłaty, czas trwania umowy, odpowiedzialność zleceniodawcy, doręczenia oraz postanowienia końcowe.

Wspomniał Pan o umowie powierzenia danych, co powinno się w niej znaleźć?

Biuro Rachunkowe przyjmując zlecenie od klienta otrzymuje pełną dokumentacje o jego zarobkach, działalności gospodarczej oraz wszelkie dane osobowe. Warto w takim wypadku podpisać z klientem umowę powierzenia danych. W umowie takiej powinny się znaleźć zapisy odnośnie samego powierzenia danych administratorowi, zakres i cel przetwarzania danych, sposób wykonywania umowy w zakresie powierzenia danych, podpowiedzenie danych podwykonawcy, odpowiedzialność procesora, czas obowiązywania umowy, nadzwyczajne rozwiązanie umowy, zasady zachowania poufności, a także postanowienia końcowe.

Panie Rafale, bardzo dziękuję za rozmowę.

Informacja marki Doradcy365:

W razie jakichkolwiek pytań, zapraszamy do kontaktu. Odsyłamy także do podstrony, na której można zakupić nasze pakiety wraz ze wzorem umowy.

https://doradcy365.pl/wzor-umowy-dla-biura-rachunkowego-2021/