ZROBIMY TO ZA CIEBIECYFROWA TRANSFORMACJA
DLA TWOJEJ FIRMY

Digitalizacja przedsiębiorstw to proces, który obserwujemy od lat. Rynek konkurencji, a nawet trend cyfryzacji jednostek budżetowych, wymuszały niejako wprowadzanie zmian na przedsiębiorstwach, chcących zachować swoją atrakcyjność dla Klienta. Pandemia Covid-19 znacząco przyspieszyła te procesy.

Często obserwujemy jednak, że firmy zatrzymują się w połowie drogi, wdrażając tylko niektóre rozwiązania (które są niezbędne, bądź prawnie wymagane), a pomijając te, które wymagają zrezygnowania z „ręcznych”, wyuczonych ścieżek, na rzecz nowej logistyki pracy. Korzyści z wdrożenia szerokich rozwiązań cyfryzacji są niezliczone. Jeśli jednak organizacja postanawia w pełni wykorzystać potencjał technologii cyfrowych – powinna przygotować się na rewolucję, czyli szeroko rozumianą cyfryzację przedsiębiorstwa.

• Oszczędności – budżetowe, ale także czasowe.
• Efektywniejsza obsługa Klienta – wpisywanie się w trendy rynkowe, tworząc wszelkie dostępne udogodnienia dla Klienta.
• Szybka dostępności niezbędnych dokumentów – w każdym czasie i z każdego miejsca na świecie.
• Większa kontrola nad firmą oraz procesami – dostępność danych i raportów za pomocą „jednego kliknięcia”.

Podstawowym celem tej usługi jest zdiagnozowanie i wdrożenie szytych na miarę Klienta rozwiązań w ramach cyfryzacji.

Usługa może obejmować następujące działania:

• Zrealizujemy dla Ciebie proces transformacji cyfrowej, zgodnie z ustaleniami, harmonogramem i budżetem.
• Wdrożymy narzędzia OCR do automatyzacji odczytywania faktur, a także przeprowadzimy integrację z F-K.
• Zaimplementujemy elektroniczny obieg dokumentów (umowy, pisma, itp.).
• Przeprowadzimy proces digitalizacji dokumentów (umowy, pisma itp.) oraz elektronicznej archiwizacji.
• Zaprojektujemy i wdrożymy witryny SharePoint do zarządzania kapitałem ludzkim, dokumentacją, projektami i zadaniami.
• Wprowadzimy automatyzacje procesów z wykorzystaniem technologii RPA (Robotyzacja Procesów Biznesowych) w dziedzinach:

• • Automatyzacji pobierania zwolnień z PUE
  • Wystawiania faktur
  • Windykacji
  • I wielu innych, dopasowanych do specyfiki procesów w Twojej firmie.

• Przeprowadzimy cyfryzację wybranych procesów wspierających, m.in.:
  • Obiegu urlopów
  • Delegacji
  • I wielu innych, dopasowanych do specyfiki procesów w Twojej firmie.

W ramach wdrożeń przeprowadzamy szczegółową analizę danego procesu, projektujemy rozwiązania dopasowane indywidualnie do potrzeb Klienta oraz przeprowadzamy wieloetapowe wdrożenie.

W ramach wdrożenia szkolimy też poszczególnych użytkowników z nowych rozwiązań, a także wspieramy Klienta podczas zarządzania zmianą.

W ramach usługi:

• Dokonamy szczegółowej analizy stanu obecnego w poszczególnych procesach organizacji, pod kątem zaawansowania cyfrowego.
  
• Przeprowadzimy wywiady z kierownikami kluczowych działów, badając ich potrzeby i oczekiwania względem automatyzacji pracy.
• Wskażemy potencjały lepszego wykorzystania już używanych aplikacji (np. Microsoft365 i inne).
• Przedstawimy możliwości technologiczne, które możliwe byłyby do zastosowania w perspektywie konkretnych działań, zadań, procesów.
• Przygotujemy szczegółową i profesjonalną strategię, ujmującą:
  • opis procesów w aktualnym stanie rzeczywistym (as is),
  • sugerowane usprawnienia procesów (to be),
  • propozycje konkretnych narzędzi w celu wdrożenia cyfryzacji,
  • harmonogram proponowanych wdrożeń + orientacyjny budżet,
  • prognozowany zwrot z inwestycji.

Strategia będzie mogła zostać wykorzystana w zakresie wnioskowania o dotacje na cyfryzacje, w procesie samodzielnego wdrażania zmian, a także podczas zbierania ofert na profesjonalną pomoc w zastosowaniu rozwiązań cyfryzacyjnych.

W ramach usługi sprawdzimy też jakie są aktualnie dostępne lub planowane dotacje, które pozwolą Ci na wdrożenie rozwiązań cyfrowych z wykorzystaniem funduszy europejskich.

Możesz skonsultować z nami dowolną sprawę związaną z cyfrową transformacją w Twojej firmie, np.:

• Sprawdzić w jakim zakresie Twoje przedsiębiorstwo gotowe jest do wdrożenia cyfryzacji.
• Ustalić jaki zakres może przyjąć cyfryzacja w Twojej firmie i które rozwiązania przysłużą się optymalizacji pracy w Twoim konkretnym przypadku.
• Omówić najbardziej uciążliwe procesy i zapytać o dostępne na rynku rozwiązania cyfrowe wspomagające lub odciążające pracę analogową.
• Przeanalizować stan wdrożenia już używanych przez Ciebie aplikacji i określić możliwości pogłębienia wykorzystania tych narzędzi, wykorzystując ich pełny potencjał.
• Poznać najpopularniejsze – najchętniej wybierane – sprawdzone aplikacje do cyfryzacji np. wniosków urlopowych, obiegu dokumentów, OCRowania faktur, monitorowania czasu pracy.
• Skonsultować z nami dowolne problemy techniczne z wybranym rozwiązaniem cyfrowym.

• W cenie 30-minutowa e-konsultacja z ekspertem.
• Usługa świadczona on-line i/lub telefonicznie.
• Po konsultacji przygotujemy dla Ciebie krótkie podsumowanie e-mailowe ze wskazaniem najważniejszym informacji i rekomendacją dalszych działań.
• Krótkie terminy realizacji (1-3 dni roboczych od momentu złożenia zamówienia i opłacenia usługi).

U nas znajdziesz wszystko w zakresie cyfryzacji w jednym miejscu. Od pojedynczych e-konsultacji z ekspertami merytorycznymi, poprzez przygotowanie dla Ciebie strategii cyfryzacyjnej, aż do kompleksowego wdrożenia rozwiązań cyfrowych z trwającym wsparciem technicznym.

Mamy doświadczenie w projektowaniu oraz przeprowadzaniu wielu procesów transformacji cyfrowej naszych Klientów.

Znamy i wykorzystujemy trendy z polskiego i zagranicznego rynku cyfryzacji.

Wprowadzamy pionierskie rozwiązania i nie boimy się wychodzić ze strefy powszechnie przyjętych rozwiązań, jeśli tylko widzimy potencjał na zaproponowanie Klientowi jeszcze lepszych / tańszych / łatwiejszych rozwiązań.

W każdej ścieżce procesowej widzimy na szansę na oszczędność czasu, zaangażowania i pieniędzy. To od Klienta zależy które procesy będzie automatyzował, ale po naszej stronie leży inicjatywa i wskazanie nowoczesnych rozwiązań.

Nasza praca przynosi wymierne korzyści – nie tylko w kontekście standardu i jakości pracy pracowników, ale przede wszystkim w wymiarze policzalnym – finansowym.

1. Automatyzacja wprowadzania faktur do systemu dzięki technologii OCR – dzięki temu rozwiązaniu, dane z faktur odczytywane są automatycznie z dokładnością do 95%, użytkownik weryfikuje dane i księguje dokument. Oszczędność czasu sięga nawet do 50%.
2. Elektroniczny obieg dokumentów (umowy, pisma, faktury) – skanuj, oznaczaj, akceptuj, podpisuj umowy w dedykowanych systemach.
3. Usługa skanowania dokumentów – nasz zespół może przyjechać do Twojej Firmy i zgodnie z ustalonym zakresem zeskanować oraz zarchiwizować dokumenty z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji. Sam wybierasz czy dokumenty mają zostać zarchiwizowane w chmurze czy we własnej infrastrukturze.
4. Teczki osobowe – dedykowana usługa dla zespołów kadrowych – wykonujemy kompleksowe skanowanie teczek osobowych do wersji cyfrowej oraz przenosimy dane do systemu kadrowo-płacowego, bądź proponujemy zewnętrzne narzędzia do przechowywania tego typu danych.
5. Sharepoint – jeśli korzystasz już z platformy Microsoft365, warto pomyśleć o wykorzystaniu narzędzi takich jak SharePoint, które znacznie ułatwiają zarządzanie organizacją, kapitałem ludzkim, projektami czy dokumentami.
6. Wsparcie po wdrożeniach – zarówno po zrealizowanej usłudze wdrożeniowej, jak i w przypadku kiedy masz już narzędzia, ale brakuje Ci rzetelnego suportu – zapewniamy wsparcie w dalszym użytkowaniu aplikacji.

Skorzystaj z naszych usług już dziś. Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu

Innowacyjne Narzędzie do Zarządzania Firma Budowlaną

Obszary, w których wdrożono rozwiązania z zakresu cyfryzacji:

• procesy sprzedażowe jako CRM: umożliwienie śledzenie kontaktów z klientami, zarządzanie potencjalnymi zleceniami, monitorowanie etapów negocjacji oraz gromadzenie danych o klientach w jednym miejscu – rozwiązanie pozwala analizować potrzeby klientów, planować strategie sprzedaży oraz dostarczać spersonalizowane rozwiązania;
• bazy podwykonawców i dostawców: przechowywanie istotnych informacji dotyczących podwykonawców i dostawców – rozwiązanie pozwala na łatwe zarządanie danymi kontaktowymi, terminami umów, dostawami materiałów i usług;
• zarządzanie projektami budowlanymi: rozwiązanie stanowi kompleksowe centrum kontroli nad każdym etapem projektu budowlanego – umożliwia tworzenie projektów, harmonogramów, przydzielanie zadań różnym zespołom oraz monitorowanie postępu prac;
• zarządzanie procesem i kontrola zwrotów materiałów: pomoc w dokładnym śledzeniu zużycia materiałów na budowie – możliwość kontrolowania dostaw, magazynowania oraz zarządzanie procesem zwrotu materiałów w przypadku niewłaściwego zamówienia lub wadliwego towaru;
• procesy związane z obsługą serwisu gwarancyjnego: skuteczne monitorowanie zgłoszeń serwisowych od klientów – rozwiązanie umożliwia śledzenie zgłoszenia, przydzielając zadania zespołom serwisowym oraz kontrolowanie terminów realizacji napraw gwarancyjnych;
• analiza finansów na budowach: narzędzie pozwala na dokładną analizę kosztów projektu, przychodów i wydatków – umożliwia generowanie raportów finansowych, analizowanie dochodów i kosztów związanych z konkretnymi projektami budowlanymi;
• kadry: narzędzie pozwala firmom budowlanym efektywnie zarządzać danymi pracowników – umożliwia przechowywanie informacji osobowych, zarządzanie rekrutacją, planowanie szkoleń oraz ocenę wydajności pracowników;
• zarządzanie zadaniami wewnętrznymi firmy: narzędzie może być wykorzystane do prowadzenia sekretariatu, zarządzania dokumentacją, planowania spotkań oraz monitorowania ogólnego postępu wewnętrznych procesów;
• raportowanie i kontroling: zaawansowane narzędzia raportowe oraz możliwość tworzenia personalizowanych dashboards i różnorodnych widoków – rozwiązanie umożliwia skuteczne analizowanie danych, monitorowanie postępów projektów i podejmowanie informowanych decyzji.

Korzyści z wdrożenia rozwiązania to m. in.:

• większa efektywność procesów;
• poprawa komunikacji;
• skrócenie cyklu sprzedażowego;
• lepsze zarządzanie zasobami;
• możliwość skupienia się na Klientach i jakości świadczonych usług;
• łatwe i skuteczne monitorowanie wyników i analizy;
• skalowalność;
• oszczędność czasu;
• redukcja kosztów;
• zwiększenie konkurencyjności.

Innowacyjne Narzędzie w Zarządzaniu Produkcją

Obszary, w których wdrożono rozwiązania z zakresu cyfryzacji:

• obszar sprzedaży z wdrożonym CRM i obsługą procesu zamówień: automatyzacja procesu obsługi klientów, zarządzania relacjami z nimi oraz śledzenia procesu zamówień – pozwala to na szybszą obsługę klientów i lepszą organizację działań w dziale sprzedaży;
• cyfryzacja procesów produkcyjnych: większa kontrola nad produkcją, harmonogramowaniem zadań, a także lepsze wykorzystanie zasobów;
• obszar zakupów firmowych: narzędzie do efektywnego zarządzania procesem zakupów, w tym materiałów i narzędzi;
• monitoring parku maszynowego: śledzenie kluczowych kwestii związanych z maszynami, takie jak badania techniczne czy kontrole okresowe stanu – rozwiązanie umożliwia zachowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i wydajności maszyn;
• baza wiedzy: platforma do gromadzenia, udostępniania i zarządzania wiedzą w firmie – narzędzie umożwliwa pracownikom dostęp do informacji i dokumentacji niezbędnych do wykonywania swoich zadań.

Korzyści z wdrożenia rozwiązania to m. in.:

• większa efektywność procesów produkcyjnych;
• skrócenie cyklu sprzedażowego;
• lepsze zarządzanie zasobami;
• możliwość skupienia się na Klientach i jakości świadczonych usług;
• łatwe i skuteczne monitorowanie wyników i analizy;
• skalowalność;
• oszczędność czasu;
• redukcja kosztów;
• zwiększenie konkurencyjności.

• Firma z branży transportowej
• 5000 faktur kosztowych w miesiącu wprowadzanych do systemu
• 640 godzin miesięcznie poświęconych na ten proces
• System F-K – Comarch Optima
• 4 osoby dedykowane do procesu obiegu dokumentów i wprowadzania faktur do systemu
• Brak jakiegokolwiek systemu raportów zapewniających kontrolę dotyczącą etapu danej faktury, wąskich gardeł procesu

W konsekwencji management miał poczucie braku kontroli nad procesem zarządzania i poszukiwał odpowiedzi.

Co udało się zrobić?

1. Wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów oraz aplikację do optycznego rozpoznawania znaków
2. Zintegrowaliśmy oba OCR z systemem z Optimą, gdzie wystarczyło już tylko sprawdzić poprawność odczytu i zaksięgować fakturę

Efekty:

1. ROI – jeden miesiąc (zwrot z inwestycji)
2. 400 godzin miesięcznie zaoszczędzonych w procesie dzięki OCR
3. 0 faktur papierowych w obiegu
4. Osoby wcześniej wprowadzające na faktury dostały inne zadania, dzięki czemu wzrosła wydajność firmy w innych obszarach
5. Liderom udostępniliśmy narzędzia, dzięki którym mają kontrolę nad procesem, a pracowniczy w końcu poczuli wsparcie ze strony zarządzających.