Wdrażanie systemów zarządzania jakością ISO w firmie

 wywiad z ekspertem Panem Marcinem Zielskim

1. Panie Marcinie, na czym polega usługa wdrażania systemów zarządzania jakością ISO w firmie? Czym to ISO jest?

ISO jest skrótem nazwy międzynarodowej organizacji normalizacyjnej, której celem jest tworzenie norm międzynarodowych tak aby ułatwić handel światowy (ma się to odbywać w myśl zasady raz certyfikowane wszędzie uznawany). Od 1987 roku ISO, oprócz norm dotyczących wyrobów i usług, wydaje również normy dotyczące systemów zarządzania, a firmy wg nich certyfikowane otrzymują odpowiedni certyfikat ISO np. od najpopularniejszych

ISO 9001 System zarządzania jakością

ISO 14001 System zarządzania środowiskowego

ISO/IEC 27001 System zarządzania bezpieczeństwem informacji

ISO 45001 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

ISO 13485 Wyroby medyczne — System zarządzania jakością

ISO 22000 System zarządzania bezpieczeństwem żywności — Wymagania dla każdej organizacji należącej do łańcucha żywnościowego

ISO 22301 System zarządzania ciągłością działania

ISO 37001 System zarządzania działaniami antykorupcyjnymi

ISO 50001 System zarządzania energią,

itp.

Certyfikaty ISO wydają akredytowane jednostki certyfikujące po przeprowadzeniu audytu.

2. Jakie są zalety i wady takich systemów?

Korzyści:

– zwiększenie powtarzalności procesów w firmach,

– możliwość produkcji wyrobów i świadczenia usług w obszarach gdzie wdrożenie systemu zarządzania jest obowiązkowe (np. firmy, które szkolą personel medyczny czy wykonują szkolenia w ramach KFS, producenci wyrobów budowlanych, producenci wyrobów medycznych etc.)

– pomoc w zapewnieniu zgodności (compliance) zewnętrzne sprawdzenie, przez doradcę oraz – jeżeli firma zdecyduje się na certyfikację, przez jednostkę certyfikującą –  pomaga firmie zidentyfikować i spełnić wymagania prawne (często wykonujemy audyty przygotowujące Klienta do konkretnej kontroli i z doświadczenia wiemy, że przedsiębiorcy nie są w stanie śledzić wszystkich zmian i interpretacji)

– standardy ISO są najbardziej uznanymi standardami na świecie w związku z tym wzrasta prestiż certyfikowanej firmy,

– firma posiadająca ISO może być preferowana jako dostawca (uzyskuje przewagę konkurencyjną) np. w ramach przetargów publicznych, czy przy współpracy z dużymi firmami, których większość punktuje posiadanie certyfikatów ISO w ramach procesu oceny dostawców tj. Responsible Supply Chain Management,

– ograniczone zostają ankiety lub audyty klientów, gdyż akredytowana certyfikacja daje gwarancje należytej staranności wykonania audytu zgodności z danym standardem,

– jeżeli firma jest „podmiotem przetwarzającym” w rozumieniu RODO to jej klienci, którzy powierzają jej dane osobowe powinni korzystać „wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą” – posiadanie np. certyfikatu np. ISO/IEC 27001 daje takie gwarancje

– Obecne edycje norm ISO, o jakich wspomniałem wcześniej, są napisane wg jednego układu rozdziałów co ułatwia wdrażanie kilku norm jednocześnie.

Wady:

– potrzebne są czas i środki finansowe jakie trzeba poświęcić na wdrożenie odpowiedniej normy IS

3. Ile kosztuje usługa wdrożenia systemów zarządzania jakością ISO w firmie?

W większości przypadków jest to kilka tysięcy złotych. Wszystko zależy od wielkości, branży i lokalizacji firmy. W szczególnych przypadkach może się zdarzać, że będzie to mniej lub więcej.

4. Czy warto w tym temacie skorzystać z pomocy Doradców?

W mojej ocenie zawsze warto, jeżeli spełnione są dwa warunki:

– doradca posiada wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu wymagań wybranej/ych przez Klienta norm/y ISO, co zostanie potwierdzone referencjami lub kontaktem z poprzednimi Klientami oraz

– doradca zapozna się wystarczająco ze specyfiką firmy i poświęci jej wystarczająco dużo czasu.

Niestety tak jak w każdej branży tak i tu zdarzają się patologie. Są osoby, które nie mają wiedzy, a sprzedają jakieś gotowce, nierzadko nie rozumiejąc nawet wymagań (nowej) normy. Ale to zawsze prędzej czy później wychodzi –  jeżeli nie na audycie jednostki certyfikującej to na pewno na audycie klienta.

5. Co wchodzi w zakres usługi wykonywanej przez naszą firmę?
   1. wykonanie audytu wstępnego
   2. przeprowadzenie szkoleń
   3. współudział w dokonaniu wyboru sposobu realizacji wymagań normy (należy uwzględnić rozwiązania już funkcjonujące w firmie oraz
   4. opracowanie samodzielnie wszystkich wymaganych normą dokumentów
   5. pomoc we wdrożeniu przyjętych rozwiązań
   6. przeprowadzenie audytów wewnętrznych
   7. przeprowadzenie działań korygujących wykryte niezgodności
   8. przeprowadzenie przeglądu zarządzania
   9. organizacja audytu certyfikacyjnego
   10. uczestnictwo w audycie jednostki certyfikującej
   11. realizacja ewentualnych działań po audytowych.

6. Czy wdrożenie takiego systemu jest obowiązkowe?

W niektórych przypadkach tak – firmy, które szkolą personel medyczny czy wykonują szkolenia w ramach KFS, producenci wyrobów budowlanych, producenci wyrobów medycznych etc.

Jak również jeżeli wymaga tego klient lub postępowanie przetargowe.

7. Czy można samodzielnie wdrożyć system ISO?

Tak, jeżeli uczestniczyło się na przykład w zespole wdrażającym ISO

Niestety trzeba poświęcić co najmniej miesiąc dodatkowej pracy, a w przypadku niespełnienia choćby 1 wymagania normy certyfikat nie zostanie przyznany. Wtedy potrzebne będzie wdrożenie działamy naprawczych lub płatny audyt poprawkowy, którego koszt może być wyższy niż koszt zewnętrznego doradztwa. Dlatego też warto mieć umowę z doradcą na zasadzie succes fee. Przygotowując się samodzielnie warto w jednostce certyfikującej zamówić płatny dodatkowo audyt wstępny.

8. Dlaczego warto taki system wdrożyć? Jakie są korzyści?

Korzyści są zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne.

Zależy na jakim etapie jest firma. Wdrożenie ISO może pomóc w tych obszarach, w których firma ma problemy np. zarządzanie firmą i delegowanie zadań, realizacja celów, zapewnienie ciągłości działania, postępowanie z reklamacjami i zapobieganie ich powtarzaniu się, obieg dokumentów, komunikacja wewnętrzna, sprecyzowanie obowiązków, analiza wymagań klientów, analiza wymagań przepisów, projektowanie, ochrona niejawnego know-how firmy i jej klientów, ochrona danych osobowych, ocena dostawców, kontrole wyrobu i usługi.

 

Zewnętrzne patrz badania oraz punkt 2 .

https://jakosc.biz/wp-content/uploads/2010/09/Wplyw_wdrozenia_ISO_na_konkurencyjnosc_firmy.pdf

Badania wykazują, że niewątpliwymi korzyściami wdrożenia ISO w firmie jest:

• podniesienie prestiżu firmy;
• poprawa komunikację zewnętrznej z kontrahentami;
• czy wejście firmy na nowe zagraniczne rynki;

9. Ile trwa wdrożenie ISO w firmie?

Zazwyczaj wdrożenie ISO trwa kilka miesięcy.

10. Jest jedna metoda wdrożenia systemu ISO czy może istnieje kilka opcji?

Normy określają co należy osiągnąć.

11. Słyszałam o możliwości zdalnego audytu ISO. Czy nasza firma oferuje taką usługę? Jak to wygląda i czy warto się na taki audyt zdecydować?

Jeżeli system jest już wdrożony to jest to możliwe w szczególności w branżach gdzie praca odbywa się na dokumentach i będzie możliwe pozyskanie zdalnie wystarczającej ilości próbek do oceny (firmy szkoleniowe, brokerzy ubezpieczeniowe etc.). W normalnej sytuacji jednostki certyfikujące mogą 20% czasu audytu wykonać zdalnie.

Jednak nie polecam tego typu audytów. Audytowaliśmy ostatnio producenta opakowań spożywczych, na produkcji zauważyłem, że jeden z pracowników używa noża łamanego, którego stosowanie jest w tego typu firmach całkowicie zakazane. Gdyby taką sytuację zaobserwował Klient na zapowiedzianym na kolejny tydzień audycie byłoby po kontrakcie. Gdybyśmy audyt wykonywali zdalnie nigdy byśmy tego nie wyłapali.

Bardzo dziękuję za rozmowę.